Temas claves en compras para ahorrar y mejorar la productividad

Mejorar la productividad ha sido el enfoque principal para las empresas desde principios del siglo pasado.

En el área de Compras ello se puede conseguir a través de:

1.  Gestión centralizada de suministros

Una Gestión de Compras centralizada utiliza al ejecutivo a cargo en la toma de decisiones de compra y abastecimiento, basándose en información y aportes de los diversos departamentos y expertos de una empresa.

Esta práctica puede ayudar a mitigar los riesgos asociados con el gasto indirecto no gestionado; así mismo a prevenir conductas de compra no apropiadas (facilita el control) y/o gastos ineficientes con proveedores no autorizados.

Las empresas líderes tienen centralizado en el área de compras un porcentaje importante del valor de compra/ contratación anual (superando algunas el 95%).

Evidentemente es aplicable la descentralización en categorías en las que el área de compras no añade valor con su gestión pero esto debe ser documentado y formalizado por la alta dirección.

2.  Procesos optimizados

El pensamiento sistémico –que estudia el todo para comprender sus partes– es una pieza esencial en una estrategia de adquisición efectiva para optimizar los procesos. Comprender cómo interactúa cada componente del sistema permite identificar oportunidades para mejorar los procesos y obtener aumentos significativos de la productividad.

El análisis detallado del ciclo Request to Pay (Del Requerimiento al Pago) para la eliminación de re-procesos y desperdicios es un comienzo inteligente para optimizar sus procesos actuales.

3.  Visibilidad

Las organizaciones deben procurar contar con una visibilidad adecuada del gasto que facilite comprender lo que están comprando y cuánto están gastando.

El análisis de Pareto que es utilizado para priorizar acciones, orienta a los equipos de compras a enfocarse en las categorías más representativas de la empresa, lo que es correcto. Sin embargo, muchas empresas gastan hasta el 20% de sus ingresos en bienes y servicios de bajo valor relativo, es decir, tratándose de valores significativos, “son demasiado pequeños” para ser gestionados adecuadamente por el área de compras (por temas de prioridad y falta de herramientas de soporte a la gestión). Estas categorías de costos indirectos ofrecen una gran oportunidad de ahorro y eficiencias, pero a menudo se considera demasiado complicado que sean abordadas por lo mencionado.

4.  Control

Controlar el gasto significa ocuparse de quienes gastan de manera constante y demandar el cumplimiento de la normativa interna vigente. La mejor manera de hacerlo es establecer los controles convenientes en las compras centralizadas con un sistema de aprobación automatizado, para garantizar que se utilicen las tarifas negociadas, evitándose las compras “maverick” (fuera de contrato); así mismo que las facturas se procesen de manera eficiente y sin errores en los precios - ni en lo receptores del pago.

5.  Ahorro

Los modelos de adquisición han progresado y esto es particularmente evidente en el enfoque adoptado en la gestión de proveedores.

Las cadenas de suministro tradicionales, a menudo dependen en gran medida de procesos manuales (carentes de tecnología de compras) y operan bajo el modelo de “exprimir” a un proveedor para conseguir el precio más bajo; obligando a los proveedores a competir en entornos cada vez menos gratificantes. El nuevo modelo de gestión de proveedores trata de desarrollar buenas relaciones comerciales, logrando acuerdos más beneficiosos para ambas partes (Técnica: “Ganar – Ganar”).

6.  Crear valor

Para realmente agregar valor en las adquisiciones, el mejor enfoque es abordar lo que más le importa a su organización, es decir, centrarse en definir y medir esos objetivos. Típicamente, estos objetivos incluyen mejorar las consideraciones financieras (ahorrar costos, mejorar el flujo de efectivo, etc.), mejorar la calidad (proporcionar un servicio confiable, calidad constante de los productos/ servicios, hacer cumplir las reglamentaciones, etc.) y mejorar la eficiencia al utilizar los recursos de manera efectiva.