La optimización de la gestión empresarial es clave para toda organización. Por fortuna, hoy día los profesionales no tienen que hacerlo todo de forma manual, sino que pueden apoyarse con el uso de diferentes programas informáticos como es el caso del software de Contract Management, que es la herramienta ideal para la gestión de contratos.
Este es un programa, o más bien una serie de funcionalidades, cuyo objetivo es almacenar y administrar los acuerdos formales que suscribe la empresa con otras compañías, tales como contratos con proveedores, contratos de arrendamiento, etc.
Es importante tener presente que, según algunos estudios, entre el 60 y el 80% de las transacciones comerciales se rigen por contrato. Por esta razón cada vez más empresas apuestan por trabajar con un software de Contract Management; como soporte a la actividad del Administrador de Contrato.
¿Por qué contar con un software de Contract Management en su organización?
El trabajo de gestión de contratos puede afectar de varias formas a una organización, desde la productividad de los empleados hasta la comunicación y la gestión del gasto de la empresa. La eficiencia de estos aspectos se consigue utilizando un software de gestión de contratos. Estas son las razones específicas por las que debería invertir en uno para su empresa.
Simplifica los procesos de gestión de contratos
Algunas empresas suelen preocuparse por el tiempo que podrían perder aprendiendo a utilizar un nuevo sistema de gestión de contratos. Lo ideal es contar con una herramiente de soporte simple e intuitiva. De hecho, no usar un software de Contract Management puede provocar la pérdida de un tiempo valioso para la empresa.
Los diferentes departamentos de una empresa pueden desarrollar sus propios enfoques para la gestión de contratos, lo que significa que no habrá un acuerdo definitivo sobre "cómo se hacen las cosas" en la compañía. Además, esto implica que las personas que trabajan en los diversos departamentos deban recordar las diferencias relacionadas.
Si no se cuenta con un sistema centralizado para la gestión de contratos, los errores pueden aparecer con mucha facilidad, incluso si cada departamento funciona por su cuenta y cree que está organizado. En cambio, tener un sistema de gestión compartido por toda la organización, con una interfaz fácil de usar, permite implementar un procedimiento estándar de gestión de contratos que sean entendidos por todos. Así podrá automatizar los procesos y eliminará los intercambios de correo electrónico y los recordatorios improvisados para la revisión y/o renovación de contratos.
Facilita el trabajo en conjunto de los departamentos
Los objetivos de los diversos departamentos de la empresa pueden entrar en conflicto si la empresa no cuenta con un software de Contract Management en el que pueda confiar la gestión. Este programa puede facilitar el equilibrio de múltiples prioridades gracias a la definición de las reglas de negocio que deben aplicar a todo contrato (protocolos de cumplimiento); así mismo al almacenamiento de archivos en un sistema de nube seguro y al uso de sistemas de seguridad. Lo anterior, ayuda al departamento legal a sentirse seguro sobre la gestión de riesgos relacionados.
Un software de gestión de contrato permite que los departamentos puedan compartir archivos actualizados con tan solo unos pocos clics. Adicionalmente, este tipo de programas permite la incorporación de firmas electrónicas, lo que significa que no hay que perder tiempo llevando papeles de un lugar a otro para que sean firmados por los responsables.
Permite hacer búsquedas fáciles
Un software de Contract Management está diseñado para organizar contratos, lo que significa que podrán encontrarse de forma rápida cuando se necesiten. Las empresas que no tienen este tipo de apoyo optan por estas tres opciones que, sin embargo, no resultan las más eficientes.
- Correo electrónico: los empleados suelen enviar los contratos por correo electrónico y almacenarlos en subcarpetas de la bandeja de entrada. Aunque se puede hacer una búsqueda básica de palabras clave para encontrar lo que se busca, habrá que eliminar los correos no relacionados y con ello se corre el riesgo de perder un documento importante debido a un error tipográfico, por ejemplo.
- Hojas de cálculo: también hay quienes optan por guardar los contratos en una unidad local y gestionarlos por medio de una hoja de cálculo. También se puede guardar la hoja en la nube, pero aun así la mayoría de la información deberá ingresarse de forma manual, lo que aumenta el riesgo de errores. Además, puede ser complicado determinar qué parámetros de búsqueda son necesarios al diseñar la hoja de cálculo, por lo que las capacidades de búsqueda de los contratos pueden ser limitadas.
- Contratos en papel: algunos eligen almacenar los contratos en papel en archivadores. Este no solo es un sistema arcaico, sino también poco eficiente porque se hace difícil ubicar los documentos. Un pequeño error puede hacer que se pase mucho tiempo buscando un contrato archivado incorrectamente. Asimismo tener que enviar copias por correo o por fax para que sean firmadas puede ser un proceso largo y engorroso.
Todos estos problemas se solucionan con un software de Contract Management.
Los usuarios pueden realizar búsquedas básicas o avanzadas para acceder a los archivos que necesitan, guardar resultados de búsqueda para futuras referencias y clasificar los resultados de búsqueda de diferentes formas, algo que los sistemas anteriormente descritos no permiten.
Evita la pérdida de oportunidades de negociación
Otra razón para invertir en un software de Contract Management, y quizá una de las más importantes, es que la empresa podrá identificar mejor sus oportunidades y administrar de manera más eficiente el gasto.
Un ejemplo perfecto se puede ver en la renovación de contratos. Ese es un momento importante para que la empresa negocie un acuerdo financieramente ventajoso. Perder un período de negociación puede provocar la renovación automática y una oportunidad perdida para ahorrar dinero. Esto se evita al contar con un programa para gestionar contratos efectivo.
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