En cualquier proceso comercial, existe un conjunto de mejores prácticas que pueden ser adoptadas para mantener la excelencia empresarial y mejorar la productividad; esto aplica también al proceso de adquisición de una empresa.
Las mejores prácticas son un conjunto coherente de acciones que han rendido buen o incluso excelentes resultados en un determinado contexto y que se espera que, en contextos similares, rindan similares resultados.
Estos métodos han ganado popularidad entre las empresas establecidas en el mundo, así que debería, al menos, evaluarse su aplicación al interior de la empresa.
1. Seleccione la tecnología adecuada para su empresa
Hoy en día, las empresas no son ajenas al uso de la tecnología para mejorar sus procesos comerciales. De hecho, cada vez más empresas están asignando una cantidad sustancial del presupuesto de la compañía en la adquisición de tecnología. La clave para seleccionar el software o la tecnología correcta es primero entender los requisitos del negocio. Para conseguirlo, deberá evaluarse a la empresa y su proceso de adquisición, e identificar aquellas actividades que requieren el soporte de tecnología.
Posteriormente, podrá saber qué software o tecnología puede satisfacer mejor las necesidades de los procesos. Esto definitivamente es más rentable y eficiente en comparación al rediseño de sus flujos de trabajo y procesos en torno a la tecnología. Adquirir tecnología que sea adecuada para las necesidades de su organización le permite extraer los datos necesarios y la información valiosa de forma rápida y sencilla, lo que es imprescindible para tomar decisiones empresariales acertadas.
Las nuevas herramientas tecnológicas desarrolladas para las gestiones de aprovisionamiento y compras posibilitan el manejar el ciclo Request to Pay (R2P) de compras de manera electrónica, realizar un proceso de sourcing para una categoría en particular y obtener los resultados rápidamente, interactuar con proveedores de diversos países en tiempo real, manejar la información con mayor rapidez, pudiendo exportar datos a otras aplicaciones y realizar los análisis pertinentes, obtener comparativas automáticas de las ofertas de los proveedores, automatizar tareas de seguimiento y control; entre otros.
La base fundamental de estas herramientas es que sean plataformas abiertas a toda nueva oportunidad de mejora, es decir, flexibles.
La implementación de la tecnología en compras y suministros es un factor imprescindible como soporte a la gestión del área dado que permite el cumplimiento de las actividades más estratégicas y genera mayor motivación en el equipo de trabajo creando sinergias; transformado la eficiencia operativa en una ventaja competitiva.
2. Establecer una asociación sólida con proveedores clave
La gestión de la relación con los proveedores clave va más allá del acuerdo.
Las empresas progresistas entienden que los negocios solo son el comienzo de una relación a largo plazo con el proveedor, y que la comunicación efectiva y constante – con retroalimentación permanente - es clave para el éxito de las relaciones comerciales. La gestión bidireccional de esta relación comercial, denominada "gestión de alianzas", permite que tanto el comprador como el proveedor colaboren para fortalecer la relación (desarrollando relaciones de confianza), con el objetivo de crear valor para ambas partes y garantizar que se cumplan los objetivos comerciales. La gestión de la alianza también asegura que las líneas de comunicación sean claras, y cualquier problema que surja se pueda resolver de manera efectiva.
Es fundamental que el responsable de compras vea al proveedor como un aliado y no como un enemigo, ya que la importancia que éste tiene sobre el negocio es decisiva.
Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de trazar las estrategias de negociación con los proveedores es tener claro lo que la organización necesita verdaderamente, así como también prever las futuras necesidades del negocio.
3. Emplear el abastecimiento estratégico colaborativo
La responsabilidad del abastecimiento estratégico tradicionalmente recae en la unidad de compras, pero esto, por supuesto, no está escrito en piedra. Una mejor forma de abordar el abastecimiento estratégico sería hacerlo en colaboración. Lo anterior teniendo en cuenta que para proporcionar suministros que satisfagan las necesidades de toda la organización, se deberá hablar con los miembros de cada unidad de negocios para comprender sus principales objetivos y estrategias, y contrastar sus puntos de vista y comentarios sobre cómo obtener los suministros más adecuados, cómo agregarle mayor valor para el cliente final y garantizar un suministro constante de productos a precios competitivos. También agiliza los procesos comerciales y muestra que la unidad de compras está en sintonía con las cambiantes necesidades comerciales.
4. Enfatizar el costo total de propiedad
Las empresas progresistas ya no ponen énfasis en el precio de un producto o servicio, sino que se esfuerzan por comprender el costo total de la adquisición y cómo beneficiará a la empresa a largo plazo. Como resultado, estas compañías ya no emplean métodos tradicionales de adquisición, como la selección del proveedor que ofrece el precio más competitivo entre todos los que hicieron una oferta. En su lugar, estudian la política de adquisiciones y consideran muchos otros aspectos del proceso de adquisición que afectan el costo total de propiedad, una tarea que requiere la colaboración entre el comprador y el vendedor; complementado el soporte decidido del sector usuario.
Además de considerar el TCO más conveniente, es imprescindible velar porque la calidad del suministro sea idónea para la función a la que fue destinado. Igualmente, el plazo de entrega del suministro debe asegurar que la mercancía esté disponible en el momento oportuno. Otros parámetros incluyen servicio del proveedor, cantidad a comprarse, flexibilidad en las entregas o condiciones de pago de proveedores.
Es evidente que para todo ello se requiere de un equipo de compras profesionalizado.
5. Coloque los contratos bajo el cuidado de la cadena de suministro
Incluso después de seleccionar un proveedor y negociar un buen trato de acuerdo con la política de compras y objetivos del negocio, los términos del contrato a menudo no son monitoreados, generalmente debido a una mala disposición del contrato, lo que lleva a incumplimientos y desperdicio de la oportunidad del ahorro conseguido en la etapa de negociación. Como resultado, más compañías han creado un proceso robusto de administración de contratos bajo el cuidado de la unidad de la cadena de suministro incluyendo un repositorio central que facilite el acceso a todos los documentos relacionados a los acuerdos. También ayudará al líder de la cadena de suministro a tomar mejores decisiones sobre el gasto de la empresa en futuras contrataciones.
6. Optimizar el inventario de propiedad de la compañía
Las empresas en todas partes siempre buscan aumentar sus ingresos al tiempo que mantienen su capital de trabajo al mínimo. Una de las formas de hacerlo implica mantener niveles óptimos de inventario.
Diversas investigaciones han demostrado que los costos de mantenimiento de inventario, incluidos los seguros, impuestos, obsolescencia y almacenamiento, podrían representar más del 30% del costo del artículo almacenado en un año. La planificación adecuada y la previsión de la oferta y la demanda pueden ayudar a garantizar que los niveles de inventario se mantengan de forma óptima, satisfaciendo plenamente las necesidades comerciales.
Así el inventario debe ser suficiente como para cumplir con todos los compromisos de la empresa, y evitar una innecesaria reposición de inventario; así mismo impedir que se almacene un exceso de inventario que no pueda utilizarse a tiempo y que resulte en una pérdida significativa para la empresa.
7. Apoyar iniciativas 'verdes' y ser socialmente responsable
La Responsabilidad Social es entendida como la “gestión de los impactos de la empresa ante la sociedad”, comprendiendo el término “sociedad” también al entorno en que ella se desarrolla: el medioambiente. Las empresas socialmente responsables de todo el mundo se esfuerzan continuamente por reducir la huella de carbono de sus cadenas de suministro, y las políticas y procesos de adquisición también se están redactando progresivamente para incluir prácticas ecológicas, en línea con la megatendencia relacionada a que los clientes valorarán progresivamente más a los proveedores “ecológicos”. Actualmente hay muchas empresas compradoras que solicitan a sus potenciales proveedores información sobre sus iniciativas ecológicas, y están igualmente preocupadas por sus prácticas de responsabilidad social corporativa (RSC).
Ser socialmente responsable significa poner en marcha políticas y procedimientos corporativos mensurables que beneficien al lugar de trabajo y sus trabajadores, así como a la comunidad. La responsabilidad social corporativa se está volviendo cada vez más importante en la gestión de la cadena de suministro y afecta las decisiones de compra y las evaluaciones de riesgos, y una empresa que no cuenta con un programa significativo de RSC corre el riesgo de reacciones adversas de sus trabajadores, consumidores y/o comunidad.
Desde el año 2016 se habla de sostenibilidad en lugar de responsabilidad social, entendida aquella como el desarrollo que asegura las necesidades del presente sin comprometer las necesidades de futuras generaciones.
