La importancia de un efectivo proceso de Análisis del Gasto

El análisis de gasto es un proceso de análisis sistemático de los datos históricos de compra de una organización (adquisiciones de bienes, contrataciones de servicios, volúmenes de transaccionalidad o carga operativa, entre otros), con la finalidad de responder preguntas acerca de las tendencias del gasto en el pasado, los pronósticos futuros, las principales materias primas, los proveedores estratégicos y cuánto se invierte en los de bajo rendimiento.

En resumen, el análisis de gasto organiza la información de adquisiciones a través de la jerarquía de los proveedores, la alineación de las materias primas y el monto del gasto, con la finalidad de determinar las verdaderas categorías del gasto, las oportunidades estratégicas de abastecimiento e identificar las oportunidades reducción de costos y mejoras en el servicio.

La visibilidad del gasto permite a las empresas identificar las fortalezas y debilidades globales de su proceso de abastecimiento, contribuyendo, entre otras cosas, al objetivo de recortar millones de dólares en costos, anualmente.

Las empresas, desde hace mucho tiempo a la actualidad, han intentado explotar los datos existentes para el análisis del gasto, fracasando en ello, ya que los datos transaccionales no se “limpian o enriquecen” de ninguna manera o existen deficiencias con el maestro de materiales y/o catálogo de servicios, lo que resulta en una clasificación de gastos inexacta y/o en informes que carecen de credibilidad.

Generalmente, los datos alojados en el sistema de registro del negocio (ERP) no están organizados, y se orientan más a finanzas que a compras. Desde el punto de vista de la adquisición, los gastos deben agruparse por categorías. 

La información necesaria para elaborar el análisis de datos puede incluir fecha de transacción, la descripción de la transacción, el nombre del proveedor y el monto del gasto, y otros datos adicionales que pudieran resultar relevantes para el éxito del análisis. La extracción de los datos se realiza comunmente integrando múltiples fuentes de datos heterogéneas, como: archivos, bases de datos, archivos de Excel, etc. Luego, deberán insertarse todos ellos en un esquema común, utilizando dimensiones; tales como: proveedor, categoría, centro de costo, división, geografía y fecha de transacción.

Posteriormente se realiza la actividad de clasificación y enriquecimiento de datos, compuesta de enriquecimiento de la base de datos de proveedores, clasificación de transacciones, jerarquía y edición dimensional. Es importante además, recopilar todas las sugerencias / recomendaciones de los usuarios, generar reglas de negocio que facilite una análisis del gasto futuro, etc.

En resumen, un efectivo proceso de análisis del gasto facilita la capacidad de identificar, clasificar y aprender acerca de los gastos de una empresa con mayor precisión.

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