La función de compras tiene como principal misión asegurar y garantizar el suministro de insumos, materiales y servicios necesarios para la operación normal de la organización y el cumplimiento de sus objetivos. Ninguna empresa es autosuficiente, por lo que compras constituye una de las funciones básicas de cualquier compañía.
En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, comúnmente en ella recae más del 60% de los ingresos por ventas. Por ende, sus responsables podrían llegarse a sentir tentados a tener un comportamiento no ético, al estar comprometidos montos tan altos de dinero. Cuando hablamos de ética nos referimos al carácter moral de nuestras acciones en la medida que están encaminadas hacia el bien individual o colectivo. Un pensamiento ético genera actitudes y acciones transparentes.
En la función de compras, el comprador representa a la compañía, por lo que debe mantener su integridad y su reputación; llevando a cabo las tareas encomendadas de modo intachable y honesto, con profesionalidad, competitividad y transparencia, y no incurrir en fraude de ningún tipo.
Fraude en compras se puede definir como el uso de la función laboral para el enriquecimiento personal, bien sea porque no primaron los intereses de la empresa o por el uso indebido de los recursos de la organización –tanto sea por privarla de recibir valor o por extraerle directamente recursos–.
Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:
- Los departamentos de Compras, Contraloría y/o Auditoría no tienen la autoridad para cuestionar a los directores del área que sugieren (o imponen) proveedores.
- No existe un monitoreo o seguimiento de las compras.
- No existe un archivo maestro de proveedores que sea un requisito indispensable para que se haga un pago a proveedores, o si existe no hay un control estricto sobre el mismo.
- Ausencia de sistemas de soporte a la gestión de compras.
La extracción de valor puede ser directa, como puede ser el pago de facturas duplicadas o facturas por servicios inexistentes, o indirecta, como es la aceptación de ofertas a precios superiores a los del mercado, dirigir la compra hacia un proveedor, la recepción de bienes de inferior calidad a la comprada; etc.
Es por ello que las negociaciones entre los proveedores y el comprador han de basarse en la integridad, el respeto y la imparcialidad. La ética profesional en un área de compras implica una selección apropiada de proveedores congruentes, búsqueda de los mejores precios del mercado, obtención de la calidad requerida en materiales/ servicios, oportunidad de abastecimiento y responsabilidad social.
La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para el comprador, pero sí de normas tácitas que dictan el accionar del área de compras, como por ejemplo:
- El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones personales de los proveedores, así como cualquier regalo.
- Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse con el proveedor fuera de las instalaciones de la compañía para llevar a cabo negociaciones.
- El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos relacionados con el uso de los materiales y su proceso de producción, garantizando la adquisición de elementos con la calidad requerida por la empresa.
- El área de compras debe estar en permanente contacto con el área de inventarios, de tal forma que no haya exceso de inventarios dado que el principal beneficiado de ello resulta siendo el proveedor, no la empresa.
- No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con las personas que laboran en el área de compras (conflicto de intereses).
- Denunciar de forma anónima y a través de los medios establecidos de cualquier forma o manifestación de soborno.
- Evitar al máximo las regularizaciones de compras y las compras de “emergencia”; salvo que sean debidamente autorizadas por la Gerencia General o persona designada.
El gerente de compras tiene un compromiso moral, ya que la organización le otorga su confianza para disponer de sus recursos, por ello, la empresa debe de seleccionar con prudencia al responsable del área de compras y dotar al equipo a su cargo de las herramientas que sean necesarias para que pueda realizar su gestión de forma efectiva.
De cara a los proveedores, los valores éticos deben considerarse en el proceso de selección, haciendo cumplir los tiempos de entrega, ser inflexible con la calidad del producto entregado y considerar los requerimientos del usuario/ cliente / negocio. De igual forma solicitar las garantías definidas por contrato y aplicar oportunamente las sanciones y/o multas aplicables (penalidades).
Tener una relación de cooperación con los proveedores evitando hacer compras que tengan efectos nocivos con el Medio Ambiente, incumplir la normativa de Seguridad y Salud y controlar los temas laborales relacionados (solidaridad).
Hoy en día es fundamental la transparencia y visibilidad de la cadena de suministro, no solo en el plano interno, sino también de cara al cliente para evitar daños en la reputación.
Adicionalmente, es menester evitar que la responsabilidad de todo el proceso de compras recaiga sobre una sola persona, por lo menos la evaluación y calificación de los proveedores es recomendable que recaiga en un área de control de calidad (o aseguramiento de la calidad); como alternativa externalizarlo con un proveedor de servicios.
Deben establecerse también controles contra fraudes y monitorear su eficacia en forma periódica. Son necesarias auditorías en donde se crucen bases de datos de proveedores, pagos a proveedores, órdenes de compra y empleados, a fin de detectar coincidencias de direcciones, cuentas bancarias, bancos, lugar de entrega, duplicados de pedidos, facturas con receptor de pago dudoso, facturas duplicadas, falsificación de cotizaciones de proveedores para cumplir control (“3 cotizaciones”), etc.
La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), mayor organización mundial de lucha contra el fraude, estima que las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos por año debido a este delito. Las prácticas fraudulentas tienen características muy similares en todo el mundo y la implementación de acciones preventivas y de auditorías sorpresivas son clave para la detección temprana y para minimizar los daños económicos y de reputación.
