Evolucionando hacia la Factura electrónica

La irrupción del coronavirus ha provocado bruscos cambios en las empresas a nivel global.

Muchas empresas han tenido que adaptarse de forma rápida a nuevas dinámicas y realidades de trabajo (teletrabajo); así mismo repensar la manera en la que realizamos nuestras operaciones en la empresa a fin de anticiparse a la “nueva normalidad”.

Hay ciertas tendencias que se están instaurando, por ejemplo, las personas optaron por realizar procesos y transacciones digitales para asegurar el distanciamiento social.

A nivel corporativo, uno de los aspectos en revisión es la implementación de la facturación electrónica. En varios países de Latinoamérica hay importantes avances al respecto; normalmente las grandes empresas están obligadas a facturar electrónicamente, pero es común que las empresas pequeñas y medianas estén rezagadas, porque mayormente es opcional para ellas.

Sin embargo, esta crisis sanitaria (Covid-19) ha impulsado a que varias empresas compradoras soliciten a sus proveedores la adopción de la facturación electrónica.

Tenemos clientes que con el soporte del sistema e-buyplace (Argentina) han conseguido que el 100% de sus proveedores facture electrónicamente, con ello han conseguido controlar todos los documentos de pago de forma sencilla (sin contacto), dado que todos son electrónicos y se encuentran digitalizados en el lugar definido para ello con los soportes adicionales establecidos.

El módulo de Ingreso de Facturas de e-buyplace muestra en tiempo real, desde el ERP de la empresa compradora, los materiales (o servicios) con entrega aceptada. El Proveedor selecciona las entregas que desea facturar pudiendo simular la generación de la factura de forma tal de verificar el total contra su documento original emitido. Finalizado el control podrá decidir completar la facturación o deshacer la operación. El sistema controla todas las reglas de negocio definidas por la empresa compradora, con ello se evitan errores de agrupación de entregas (por ejemplo: agrupar entregas realizadas a diferentes plantas o relacionadas a diferentes proyectos); ello con el objetivo de los documentos que se reciban, no tengan errores. En caso de contingencias (devoluciones por mala calidad o rechazos), el sistema facilita el control de la emisión de las notas de crédito relacionadas.

Lamentablemente un gran número de empresas compradoras reciben las facturas de sus proveedores en diferentes formatos (papel, digital y electrónica). Lo anterior, complica el control de los documentos de pago, genera ineficiencias en el proceso de búsqueda y contabilización de las facturas, pérdida de documentos de pago, reclamos por parte de los proveedores, etc.

Adicionalmente e-buyplace cuenta con un módulo complementario de Pronto Pago, lo que permite a las áreas de Tesorería o Pagos, realizar la negociación dinámica de descuentos por el adelanto del pago de facturas; siempre que la empresa cuenta con efectivo disponible y desee generar ahorros complementarios.

A continuación algunos de nuestros clientes que ya han avanzado en la implementación del sistema de pre-registro de facturas para adelantarse al nuevo entorno que se nos viene:

Solicitar una Demo de e-buyplace.