A medidas que iniciamos este nuevo año nos encontramos con nuevos desafíos en la cadena de suministro y en la búsqueda de estrategias de adquisición sólidas que nos permitan enfrentar las dinámicas cambiantes con un plan confiable.
Los profesionales de adquisición deben de encontrar un equilibro entre los riesgos externos y los objetivos de su organización para así impulsar medidas que los ayuden a definir estrategias a: corto, mediano y largo plazo; además de adaptarse a los cambios tecnológicos siempre en constante evolución.
¿Y qué elementos externos se pueden presentar?
- Efectos de la economía en la moneda y en la demanda.
- Políticas económicas que pueden impulsar posibles guerras comerciales.
- Interrupciones debido a desastres naturales.
Ahora si tomamos todas estas amenazas que pueden impactar el proceso de adquisiciones e intentamos encontrar un equilibrio con las presiones internas presentes dentro de la organización, como pueden ser:
- El ahorro de costos.
- Mayor agilidad e inteligencia en la toma de decisiones de compras.
- Gestionar la garantía de los suministros.
- Proteger la calidad de los servicios o productos contratados.
- Gestionar las relaciones con los proveedores.
- Superar las brechas internas de tecnologías y datos que puedan presentarse.
Los profesionales de adquisición se pueden encontrar con el desafío de tener que ajustar los objetivos de ahorro, tomar previsiones que les ayuden a aportar valor y la elaboración de proyectos que le permitan re-definir la planificación de los recursos y del presupuesto.
Para lograr un impacto real y un equilibrio efectivo entre las fuerzas externas que se avecinan y las necesidades internas de negocios se debe de tener en cuenta cuatro elementos claves dentro del proceso de adquisición. La ejecución de estos elementos de forma individual resulta importante pero juntos el valor y los resultados que pueden lograr es innegable.
Análisis de Gastos
El análisis de gastos debe de ayudar a definir las oportunidades y ofrecer conocimiento de como ejecutarlas. En muchos casos su importancia es subestimada. Sin embargo, según un estudio de Bain, realizado en el 2013, las empresas con las capacidades analíticas más avanzadas son capaces de doblar su desempeño financiero, pueden ejecutar decisiones antes de lo previsto y tienen cinco veces más probabilidades de tomar decisiones más rápido que sus compañeros.
Todo esto es gracias a que un análisis robusto del gasto permite obtener más visibilidad con respecto al gasto, el riesgo y el rendimiento. El tener acceso a datos precisos, oportunos y estructurados permite el procesamiento de información vital para respaldar la toma de decisiones.
Gestión por Categorías
Para obtener una gestión de categorías efectiva hay ciertos factores claves que se deben de tener en cuenta, como:
- Compromiso de las partes interesadas además del establecimiento conjunto de los requisitos del negocio, los objetivos de la categoría y definir cómo se administrará el gasto.
- Identificar el grado de madurez en el que se encuentra cada categoría para obtener una mejor comprensión de los gastos, proveedores y requisitos.
- Evaluación de la dinámica del mercado, esto proporcionará información sobre como se posiciona su organización en el mercado.
- Revisión estratégica utilizando los resultados obtenidos en los pasos anteriores, con esto se determinará la visión y estrategia que se utilizará a largo plazo.
Algunos de los beneficios inmediatos que una buena gestión por categoría puede ofrecer a su organización son:
- Alto impacto en los resultados.
- Mejora significativa de la gestión de proveedores y otras actividades de adquisición.
- Identificación y reducción de riesgos.
- Se impulsa un comportamiento proactivo, en lugar de reactivo.
- Se adquiere un enfoque de negocio más estratégico.
Abastecimiento Estratégico
Algunas organizaciones empiezan en este paso, casi sin tener en cuenta los dos elementos anteriores, esto puede ocasionar que sus esfuerzos no generen un valor sostenible a largo plazo.
Para poder maximizar el valor de sus esfuerzos debe de realizar un análisis de mercado externo por categoría, y trabajar con las partes interesadas para acordar los requisitos comerciales (ANS) y los KPI's.
Se debe de crear una estrategia para determinar el enfoque apropiado para el mercado. Hay una serie de estrategias de mercado que pueden llevar a resultados exitosos, como la concentración de volúmenes, los cambios en la base de suministro, la mejora de las especificaciones, las mejoras de procesos conjuntos y las relaciones de colaboración para construir el negocio e impulsar la innovación.
Con una iniciativa de abastecimiento eficaz, los beneficios pueden ser mucho más que simples ahorros de costos, como la introducción de acuerdos a largo plazo para eliminar el proceso de licitación anual y devolverle un tiempo valioso a los Gerentes de Abastecimiento, o la apertura de las estructuras de costos que permita una comprensión más profunda del mercado y nuevas palancas de negociación a futuro.
Gestión de Contratos
Los contratos bien ejecutados deben capturar los términos comerciales de forma clara y precisa, ejecutándose de manera oportuna para permitir la realización de valor e incorporar la mitigación de riesgos. Sin un acuerdo bien ejecutado para asegurar esos términos y un sistema para monitorear el cumplimiento, todo podría salirse de control.
Muchas organizaciones tienen una cantidad significativa de gastos que NO están cubiertos por un contrato. Si los términos no están documentados y protegidos, los proveedores no tienen nada de lo que responsabilizarse.
La Gestión de Contratos es uno de los componentes clave para asegurar el valor creado, aunque a menudo es una idea de último momento en muchas organizaciones. Con los procesos, la tecnología y el esfuerzo de la gente correcta, la administración de contratos ayudará a crear valor dentro del equipo de adquisiciones.
En resumen, el manejo en conjunto de éstos cuatro elementos le ayudará a manejar los desafíos que se puedan presentar este 2019.
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