La gestión de la contratación es un aspecto importante en la gestión de relaciones con los proveedores y garantiza que los productos y servicios se contraten oportunamente; así mismo que correspondan a lo solicitado.
La Gestión de Contratos forma parte del área de conocimiento denominado Gestión de las Adquisiciones del Proyecto del PMBOK, estándar mundial para la Administración de Proyectos y cuyas siglas significan en inglés Project Management Body of Knowledge (el Compendio del Saber de la Gestión de Proyectos en español).
La gestión del contrato no se limita únicamente a la fase inicial de negociación y firma del mismo. Durante todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de un proyecto se hace necesaria una adecuada gestión y revisión continua del contrato inicial a fin de hacerlo acorde al proyecto que va siendo desarrollado.
Cambios y nuevas oportunidades de mejora hacen que las especificaciones iniciales tengan que ser revisadas y adaptadas. Asimismo, nunca está exenta la aparición de conflictos entre las partes, y cada uno de los procesos de pagos y costos tiene que ser correctamente administrado si se quiere lograr alcanzar los objetivos trazados.
Procesos de la Gestión de Contratos
Desafortunadamente los contratos se gestionan a menudo mal dentro de las empresas sea por falta de recursos o de conocimiento acerca de su importancia. Incluso una empresa pequeña puede tener cientos de contratos vigentes, que suman miles de términos y cláusulas de contrato. Sin embargo, si el contrato no se controla y se hace cumplir; las extensas cláusulas carecen de importancia.
Los Gerentes de Compras saben que conseguir un precio justo por los bienes y servicios es sólo una parte del abastecimiento estratégico. Las herramientas de gestión de contratos ayudan a las empresas a obtener el máximo provecho de los términos del acuerdo que los compradores gastan esfuerzo en negociarlas; así mismo dotan al área de compras de información clave para retroalimentar un futuro proceso de negociación.
A continuación se presentan cuatro razones por las que toda empresa debería contar con un sistema de gestión de contratos:
1. Fácil acceso a los contratos suscritos
¿Qué sucede con los contratos después de que se firmó?
Dentro de las empresas que no han adoptado una herramienta de gestión de contratos, a menudo oímos de copias impresas a ser almacenadas en lugares variados: archivado por el departamento legal, guardado en un cajón de la mesa del gerente de compras o enviado al sector usuario para su administración. Herramientas de gestión de contratos permiten a las empresas almacenar y organizar registros de contratos en un repositorio de fácil acceso y centralizado. Los acuerdos pueden ser descargados y revisados con un simple clic, conocer exactamente la localización de los documentos que forman parte del contrato (entregables, cartas fianzas, seguros, etc.); así mismo tener completa visibilidad acerca de los contratos vigentes.
2. Base de datos organizada = Gasto inteligente
A diferencia de la bandeja de entrada de correo electrónico que utiliza todos los días, las herramientas de gestión de contratos proporcionan la clasificación y la funcionalidad de búsquedas para localizar rápidamente el documento que usted necesita. Tener un catálogo fácil de consultar sobre los contratos que tiene suscritos su compañía es uno de los primeros pasos para reducir el gasto fuera de contrato (“maverick spend”). Por ejemplo, con una búsqueda rápida, el responsable de mantenimiento tendrá información relevante sobre los contratos suscritos sobre control de plagas, servicio de limpieza, útiles de oficina y otros. Además, una base de datos organizada puede ayudar a hacer evidente algunas deficiencias en las contrataciones. Por ejemplo, podría tenerse múltiples acuerdos con una misma compañía pudiendo negociarse en conjunto mejores condiciones; o podría decidirse consolidar a un solo proveedor, si tuviera múltiples proveedores en una sola categoría.
3. Búsqueda rápida de términos clave
¿Cuántas veces se has encontrado explorando dentro de las cláusulas del contrato, en busca de unas pocas palabras clave?
Además de almacenar el documento digitalizado de los acuerdos firmados, los sistemas de gestión de contratos permiten a los administradores definir términos y campos de contratos clave para una rápida consulta. Esto significa que puede acceder directamente a las cláusulas de: terminación del contrato, condiciones de pago, duración, precios fijos, etc.
4. Seguimiento de las fechas importantes
Es de vital importancia para las empresas estar al tanto de las fechas importantes del contrato. Recordatorios automatizados hacen más fácil el control y seguimiento por parte de los administradores del contrato.
Herramientas de gestión de contratos permiten a los usuarios programen notificaciones, según sea necesario, para que nunca se pierda las fechas clave durante el ciclo de vida de un contrato. Éstos son sólo algunos ejemplos de recordatorios valiosos:
- Las fechas de caducidad de certificaciones de proveedores críticos.
- Fechas de renovación automática: cartas fianzas, seguros de operarios, etc.
- Fechas de hitos de pago.
- Las evaluaciones de desempeño.
- Fechas de término de contrato.
La negociación de un contrato es sólo una parte del proceso de abastecimiento estratégico. Las empresas también necesitan asegurarse de que están manejando adecuadamente el acuerdo lo largo de su vida útil. El uso de las herramientas adecuadas para realizar un seguimiento y supervisión de los contratos afectarán a una empresa de una manera positiva, y harán una gran diferencia en la gestión de relaciones con los proveedores y el análisis del gasto.
Finalmente es importante destacar que un sistema de gestión de contratos debería ser empleado conjuntamente con un sistema de gestión de contratistas que permita sistematizar el control realizado a los contratistas de la empresa durante el tiempo de vida del contrato: en el cumplimiento con sus trabajadores (por ejemplo: pagos de sueldos y beneficios sociales), cumplimiento de normativas (por ejemplo: requisitos de acceso a instalaciones), vigencia de documentos (por ejemplo: seguros, SOAT o licencia de conducir), entre otros; y que permita reportar los incumplimientos.
