Gestión de la calidad para compras efectivas

Quality management

Compras tiene entre sus funciones principales la adquisición de materia prima, insumos y suministros; así mismo la contratación de los servicios con los cuales la empresa operará para alcanzar los objetivos trazados por la alta dirección.

“El comprador debe asegurar de que el producto adquirido cumpla con los requisitos de compra especificados por el requirente. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto y/o servicio adquirido dependerá de su impacto en la calidad del producto y/o servicio final que se ofrece al mercado”.

La gestión de la calidad juega un rol fundamental dentro del área de compras, ya que se refiere a la suma de todas las funciones que se deben de realizar desde el momento que se plantean los objetivos de producción pasando por el producto final hasta la evaluación de su desempeño en el mercado.

El aseguramiento de la calidad se puede definir principalmente como la verificación de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados o estándares establecidos.

“Compras, junto con el requirente, debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación, y deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que derive de las mismas”.

Esto es muy importante dado que nos permite ir descartando proveedores que no cumplan con las necesidades y expectativas y mantener a aquellos que reúnan y cumplan con los requisitos de la organización.

 

Para entender mejor de que trata la gestión de la calidad, bien la podemos resumir en las siguientes actividades:

 

1)  Planificación de la calidad

La planificación de calidad se centra en el inicio y se puede dividir en estratégica y operativa. En su fase estratégica bien podemos considerar la definición de objetivos a largo plazo y la definición de la visión, misión y valores del negocio. Esta fase de la planificación de la calidad lleva a analizar todos los aspectos internos y externos del negocio.

En su forma operativa, la planificación de la calidad se centra en crear requisitos de compra (objetivos) para productos y/o servicios que ya contienen una demanda estimada y cifras de productividad. Compras debe asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.

Ambas formas, estratégica y operativa no deben de separarse ya que se complementan actuando como un todo.

 

2)  Control de la calidad

Se encuentra presente desde los primeros pasos de producción, también la encontramos durante el desarrollo de un producto e incluso durante la medición del rendimiento de un producto ya terminado. Es correcto afirmar que se puede efectuar durante todo el ciclo de producción. El objetivo principal del control de calidad es prever posibles fallos y evitar cambios (re-procesos) en pos de aumentar el nivel de previsibilidad.

Lograr tener las operaciones bajo control y un alto grado de previsibilidad ayuda a asegurar el éxito de un negocio.

Pero ¿Cómo podemos asegurarnos de implementar correctamente el control de calidad?
Es valioso aplicarlo dentro del Ciclo de Deming también conocido como PDCA por sus siglas en inglés (Plan, Do, Check, Act): planificar, hacer, verificar y actuar. A su vez, el método PDCA puede ser ampliado a la metodología enfocada en la mejora incremental de procesos existentes, es decir, eliminando defectos de procesos o productos: DMAIC o al DMADV, basados en la herramienta Six Sigma.

  • DMAIC (definir, medir, analizar, mejorar y controlar): Se centra en productos ya existentes.
  • DMADV (definir, medir, analizar, diseñar y verificar): Se enfoca en el lanzamiento de nuevos productos.

La confianza del cliente hacia determinado producto se incrementa notablemente si este se encuentra certificado o fabricado dentro de un estándar particular.

 

Cadena de Deming

 

3)  Mejora de la calidad

Dentro de la gestión de calidad, la mejora de la calidad se basa en el desarrollo de nuevos objetivos manteniendo una eficiencia estable mediante el cumplimiento de todos los requisitos de calidad.

La mejora de calidad se relaciona directamente con las herramientas de medición del rendimiento. Esta se puede representar a través de métodos cualitativos o cuantitativos para establecer la mejora continua de cualquier etapa.

A través de esta fase, Compras puede monitorear sus desarrollos futuros y los desafíos de la calidad en procesos y etapas por separado.

 

4)  Garantía de la calidad

La garantía de calidad es la parte más visible para los clientes y es una clave fundamental dentro de los estándares. Esta fase debe de proporcionar confianza en el cumplimiento futuro de todos los requisitos.

Es la parte final de la gestión de calidad y la confirmación de que todos los requisitos han sido cumplidos. Dentro de Compras, se refiere a la verificación de los resultados obtenidos, es decir, si se ajustan a los estándares establecidos.

Pero, ¿Cómo se aplica la gestión de calidad en los procesos de una organización?
El sistema de gestión de la calidad es una herramienta que se introduce dentro de los procesos y se encarga de establecer ciertas políticas que comprenden la estructura organizativa, procesos, procedimientos y recursos dentro de la empresa.

Mediante la implementación de este sistema una empresa obtiene ciertas ventajas. Primero, un sistema de gestión de la calidad verificado significa que se cumple con las expectativas de los clientes. Segundo, una organización puede demostrar sus propios requisitos internos y externos.

Según Harrington & Mathers (1997) y Hoyle (2007), un sistema de gestión de la calidad aplicado de la forma correcta puede ofrecer los siguientes resultados:

  • Mejora en el control del proceso.
  • Disminución de costos / gastos.
  • Incremento de la cuota del mercado.

 

Antes de implementar cualquier sistema para la gestión de la calidad se debe de tomar en cuenta los siguientes principios, ellos son la base de este sistema:

 

Principios de la Gestión de calidad

 

Cualquier sistema de gestión de la calidad debe partir tomando en cuenta estos ocho principios que junto a los cuatro pilares de la gestión de calidad pueden ser considerados como antecedentes teóricos de cualquier modelo de calidad.

La gestión de calidad dentro del área de Compras juega un rol fundamental, ya que es el principal responsable de las relaciones con los proveedores y de la obtención de la materia prima. Si la materia prima es de buena calidad y cumple con las exigencias de la empresa el resultado final será un producto de calidad.

La aplicación de un sistema de gestión de calidad contribuye a la reducción de costos y riesgos proporcionando así beneficios directos si se utiliza de la forma correcta.

Compras deberá continuamente motivar a los proveedores a elevar sus estándares actuales, teniendo presente que lo que no mejora, empeora.

"Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre". William Thomson

 

Ciclo PDCA

Estrategias de Compras