El Ciclo de vida del Contract Management y sus niveles de madurez

Trabajando en sus metas

El Contract Managment o gestión de contratos es clave dentro de la gestión empresarial. Y es que se trata de un proceso que involucra la creación, ejecución y análisis de contratos con el fin de maximizar el rendimiento operativo y financiero de una compañía, al mismo tiempo que reduce el riesgo financiero.

Por ello, desde hace algunos años la figura del Contract Manager (gestor de contratos) se ha ido popularizando dentro de las organizaciones, al ser un profesional que se encarga de la correcta ejecución de los contratos de una empresa, sea con proveedores, clientes, empleados o socios.

 

El Contract Managment y su ejecución

Los contratos son el centro de las relaciones comerciales. A medida que una empresa crece, también lo hace el número de contratos y por ende su gestión se va haciendo más compleja e importante.

Toda compañía debe asegurase de que el Contract Managment sea lo más óptimo posible. La cantidad de contratos bien ejecutados son el resultado proporcional de una buena gestión por parte del Contract Manager. Tenga en cuenta que si los contratos satisfactorios aumentan, también lo hará la reputación de la empresa, y no solo podrá ahorrar costos sino también mejorar el rendimiento de la compañía.

Sin embargo, debe saber que no es tan fácil llegar a ese estado idóneo de ejecución debido a las dinámicas y demás factores que entran en juego a la hora de elaborar contratos. En la mayoría de los casos, las partes involucradas desperdician tiempo, dinero y recursos para finiquitar acuerdos que complazcan a ambas partes.

Por esta razón, innumerables organizaciones buscan asesoría con empresas consultoras para que les ayuden a mejorar sus habilidades en la gestión de contratos. Entre las debilidades más notorias que tienen las compañías en cuanto al Contract Managment está el incumplimiento de contratos, ya sea de una renovación oportuna o de la generación de uno nuevo. También se puede presentar el caso de una auditoria con resultado poco satisfactorio.

Estos escenarios suelen ser el detonante de una creciente preocupación dentro de la gerencia de las empresas. Por fortuna, este problema también sirve de motivo para que estas decidan mejorar los procesos del Ciclo de Vida del Contract Management (CLM: Contract Lifecycle Management).

 

Niveles de madurez del Ciclo de Vida del Contract Management según Gartner

Según la firma de investigación y consultoría Gartner, el Ciclo de Vida del Contract Management (CLM) pasa por cinco niveles de madurez para poder finalmente desarrollar todo su potencial dentro de una organización.

Desde la compañía explican que es importante saber que existe una relación inversa entre la capacidad y el riesgo. Es decir, mientras menor sea la capacidad o efectividad de la empresa en la gestión de contratos, mayores serán los riesgos que esta deberá afrontar.

Con el modelo que propone Gartner de los niveles de madurez, las organizaciones pueden determinar dónde están ubicadas de acuerdo a su potencial y comprender qué pasos deben realizar para llegar al nivel de optimización que se necesita.

 

• Nivel 1: Ad hoc

Algunos procesos CLM no están concentrados en un solo lugar. No existe una documentación consistente. Los procesos son adjudicados a contratistas solo de forma esporádica. Nadie le hace un seguimiento serio a los procesos.

 

• Nivel 2: Básico

Solo existen algunos procesos CLM y estándares de organización, pero no son obligatorios para usarlos en todos los ámbitos. Solo se utilizan para reuniones sobre contratos y ciertas normas estándares. Hay documentos que respaldan estos contratos, pero no están siempre disponibles. Además, no hay una política en cuanto a los procesos para el resto de los contratos.

 

• Nivel 3: Estructurado

Se exigen procesos CLM organizacionales y estándares aplicables en todos los ámbitos. La documentación está disponible y tanto los documentos como los procesos son específicos a cada tipo de contrato. El encargado de la gestión está comprometido e inmerso en este nivel.

 

• Nivel 4: Integrado

Todos los procesos CLM están integrados con otros procesos comerciales clave como la gestión financiera y la de rendimiento. Algunos clientes finales se unen a personas con otras funciones dentro del negocio para formar equipos de contratos de compra y venta. Se usan las métricas para medir aspectos como los procesos e informar sobre las decisiones con respecto a los contratos.

 

• Nivel 5: Óptimo

En todos los eslabones de la empresa se realizan mediciones de desempeño para mejorar la calidad, eficiencia y efectividad dentro de los procesos CLM. Asimismo, a dichos procesos se les aplica un enfoque de mejoramiento continuo, iniciativas de optimización, lecciones y los mejores programas de prácticas.

 

Una vez analizados estos niveles, el encargado de la gestión de contratos podrá identificar en qué nivel se encuentra la empresa y a partir de allí se tomarán los correctivos y medidas necesarias para la optimización de los procesos CLM, tal como el uso de una tecnología apropiada.

Sin embargo, no es todo lo que se necesita. Se puede decir que la fórmula perfecta para llegar al estadio ideal dentro de los procesos del Contract Management es la suma de una tecnología eficiente más el trabajo en conjunto de todos los partícipes del negocio.

 

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