¿Cómo garantizar un comportamiento ético en adquisiciones?

Comportamiento ético en adquisiciones

Los profesionales de compras representan a su organización, por ende, cualquier comportamiento no ético tendrá un impacto negativo en el entorno e imagen de la empresa.

Dado el importante valor a cargo del área (se estima que oscila, entre el 40% al 70% del valor de ventas totales); los profesionales de compras experimentan una alta presión de fuerzas internas y externas para actuar de manera poco ética, ello dado que controlan grandes sumas de dinero.

Carecer de un comportamiento ético puede llevar a prácticas inmorales e ilegales, como soborno, favoritismo, compras ilegales, etc. Eventos de este tipo dañarán seriamente las relaciones públicas de la empresa, más aún si se hacen del conocimiento público.

 

Evitando problemas de ética en compras

Una política formal de ética. Cada organización debe tener una política escrita que aclare qué considera la alta dirección como un comportamiento ético, en la funciones encomendadas; y qué no.

Una política de ética por escrito sigue siendo el punto de partida para elevar y mantener los estándares de calidad ética en la empresa. Los empleados de todos los niveles que participan en las adquisiciones y contrataciones deben saber qué se espera de ellos, y una política escrita ayuda a resolverlo.

También hay otras condiciones para que dicha política sea efectiva:

  • Debe ser lo más clara y concisa posible, al tiempo que ofrezca la suficiente orientación. Eso significa cubrir los principios generales y establecer reglas específicas según corresponda. Los empleados necesitan instrucciones claras que les permitan determinar de manera inmediata, por ejemplo, si se puede aceptar el regalo de un bolígrafo porque está por debajo de un valor definido (por ejemplo: $5), o si se debe devolver al proveedor porque supera el límite.
  • La alta dirección debe respaldarla y actuar de acuerdo a ella.
  • La política debe ser publicada en donde los empleados y otros stakeholders puedan verla. Un apartado dentro del sitio web de la organización es una buena opción; la inclusión sistemática en el informe anual es otra.
  • Debe estar sujeta a revisiones periódicas. La aparición de nuevas leyes y/o best practices podrían ameritar el ajustar la política de la organización.
  • Se debe proporcionar capacitación en la aplicación de la política. Esto está relacionado al siguiente punto.

 

Formación ética. Desafortunadamente, son pocos los que leen las políticas de ética. Complementar la política con capacitación en ética de compras debe ser un requisito para cualquier persona involucrada en la compra de productos o servicios; o bien, que se reúna con los proveedores (usuarios).

La capacitación en ética es uno de los componentes esenciales para garantizar que los empleados estén conscientes de su importancia. Una capacitación innovadora proporcionará a los colaboradores toda la información relevante para que puedan desarrollar sus actividades de la forma esperada.

 

Un proceso con revisiones y balances. Cada compra relevante debe pasar por una estricta revisión por parte de la administración para confirmar que se siguieron todas las pautas y que no se han presentado, ni ocurrirán, violaciones éticas.

 

Auditorías. Periódicamente, se deben realizar auditorías para verificar que todas las actividades de adquisición se realizaron de manera ética y de acuerdo con los procedimientos.

La auditoría de la ética de una organización muestra qué tan bien se está desempeñando, tanto en general, como en las negociaciones y adjudicaciones de contratos específicos. Las auditorías también ayudan a disuadir el comportamiento de compra no ético en el futuro.

La auditoría no debe de considerar exclusivamente el proceso de negociación, sino que deberá incluir también la gestión de los contratos suscritos.

 

Denuncias y orientación. Debe existir un procedimiento claro y efectivo para que los empleados informen sobre casos reales y sospechosos de procedimientos no éticos, u obtengan orientación sobre cómo abordar situaciones particulares relacionadas con la ética de compras.



Otros lineamientos:

  • Contar son procedimientos claros y sistemas de soporte a la gestión (Plataforma de compras).
  • No difundir información confidencial. 
  • Los prototipos de productos deben ser probados y el resultado comunicado al proveedor. 
  • El gerente de compras efectivo siempre estará abierto a nuevas ideas sin prejuzgar antes de realizar una evaluación de cada propuesta. 
  • Se deberá seleccionar al proveedor que ofrezca el mejor producto al precio más bajo y superior servicio, sin prejuicios y en forma objetiva.

 

En conclusión, la organización debe tener un sólido código de ética para sus procesos de negocios y procesos de adquisición y gestión contractual, mientras que los empleados deben recibir capacitación regularmente sobre comportamiento ético y casos prácticos al respecto de las gestiones encomendadas.

Como resultado, se limitará al máximo las pérdidas por fraudes relacionados a las actividades de compras, se conseguirá una mejor imagen de la organización, mayor lealtad de los clientes finales y la apreciación del público en general (stakeholders).

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