La aplicación práctica y sistemática de un proceso adecuado de Spend Analysis permitirá tomar las mejores decisiones de cara a la ejecución del gasto de su empresa.
Un proceso de Spend Analysis le permitirá obtener los siguientes resultados:
- Entendimiento de la situación actual en cuanto a la gestión del gasto.
- Identificación de las oportunidades de ahorro en las diferentes categorías del gasto.
- Planificación de los esfuerzos necesarios para la ejecución del gasto.
- Identificación de las oportunidades del negocio.
- Elaboración de un plan de trabajo en “olas” para ejecutar las categorías identificadas con base en el potencial de ahorro y la facilidad de implementación.
Para identificar oportunidades de negocio a través de un proceso de Spend Analysis, es necesario ejecutar una serie de actividades. Estas actividades están segmentadas en 3 fases diferentes: Relevamiento de información; Análisis de la información; y Resultados.
Fase I. Relevamiento de información
Durante esta fase se ejecutan las actividades de relevamiento de información. Buena parte de la calidad de los resultados del Spend Analysis dependen directamente de la calidad de la información que se logre obtener en esta fase.
Una buena práctica es utilizar guías de relevamiento de información que permitan conocer más a detalle las características del gasto y los procedimientos de compras para cada categoría.
Con esta información será posible identificar algunas áreas de mejora y complementar la propuesta de valor.
Fase II. Análisis de la información
En esta fase se aplican una serié de técnicas de análisis cualitativos y cuantitativos que permiten, a partir de la información recabada, determinar las oportunidades de ahorro de la empresa. El objetivo es obtener el detalle de los gastos negociables que serán incluidos en el plan de ahorro.
El primer análisis que debe realizarse sobre el reporte de gastos de la empresa es determinar cuál es el gasto que estaría sujeto al análisis, separando el gasto “Negociable” del “No negociable”.
Existe una serie de tipos de gasto que están fuera del alcance de la metodología de Strategic Sourcing (Abastecimiento Estratégico), tales como: gasto de nómina, impuestos, donaciones, suscripciones, patrocinios, entre otros. Por lo anterior, es necesario aplicar un primer filtro al reporte de gastos para evitar analizar categorías que no son negociables.
Uno de los principales objetivos de realizar un Spend Analysis es determinar el volumen total de gasto que podría ser optimizado bajo la metodología del Strategic Sourcing con gran potencial de ahorro, y que denominamos “Perímetro de compras”. Este volumen se calcula restando al gasto “Negociable”, la porción de gasto considerada como compras “No perímetro”.
Existen varios factores que pueden determinar que un gasto es “No perímetro”.
A continuación, presentamos algunos de ellos:
- El volumen de la categoría no permite ser rentable en la ejecución de un proyecto de Strategic Sourcing. El costo de ejecución es mayor al potencial de ahorro.
- Existe un contrato vigente que no puede ser cancelado o que contiene una cláusula de salida con penalizaciones que generaría gastos mayores al potencial de ahorro.
- En casos en los que la salida del proveedor actual (costo de cambio) genere costos que sean mayores al potencial de ahorro que se obtendría con un nuevo proveedor.
- Por decisiones internas.
Una vez definido el “Perímetro” de compras, el próximo paso es identificar las categorías que representan una mayor porción del gasto. Para esto se debe determinar cuánto representa el gasto de cada categoría con respecto al total del gasto.
Similar al anterior, se puede identificar los proveedores que representan una mayor porción del gasto. Para esto se debe determinar cuánto representa el gasto de cada proveedor con respecto al total del gasto.
Varios de los análisis que se realizan se hacen con base en el principio de Pareto. Este principio indica que el 80% del resultado lo genera el 20% de las causas. En el análisis del gasto, este principio aplica en el sentido en que con frecuencia el 80% del gasto se concentra en un 20% de las categorías de compra o también en que el 20% de los proveedores de la empresa compradora generan el 80% del gasto. Aplicar este principio ayuda a profundizar el análisis en aquellas categorías que tienen mayor impacto en el gasto de la empresa.
Priorización de esfuerzos de reducción de costos: el objetivo principal es identificar las categorías apalancadas, estratégicas, cuellos de botella y rutinarias, a fin de definir las estrategias, tácticas e iniciativas adecuadas para cada categoría (Matriz de Kraljic). Así mismo, evaluar la facilidad de implementación de la metodología del Strategic Sourcing con lo cual obtendremos la priorización de las categorías en olas de ejecución.
Fase III. Resultados
El Spend Analysis concluye con el reporte de ahorro potencial para la empresa.
Esta información será luego utilizada por el área que corresponda para dimensionar las oportunidades detectadas y la posterior toma de decisiones (esfuerzos de reducción de costos focalizados).
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