"Un objetivo, una meta, un blanco, sirven para determinar la acción de hoy que producirá el resultado de mañana"
(Peter Drucker, 1909-2005)
01.- Qué son los indicadores y para qué se utilizan
Un indicador clave de rendimiento, también conocido como KPI (Key Performance Indicator “Indicador Clave de Rendimiento”), es ante todo información, utilizada por los mecanismos de control para monitorear y ajustar las acciones que un determinado sistema, subsistema o proceso, emprende para alcanzar el cumplimiento de su misión, objetivos y/o sus metas.
"No se puede mejorar lo que no se controla; no se puede controlar lo que no se mide; no se puede medir lo que no se define". W. Edwards Deming.
Las organizaciones utilizan indicadores clave de rendimiento en múltiples niveles para evaluar su éxito en relación a las metas planteadas a medio y largo plazo. Mientras que los KPI de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento global de la empresa, su establecimiento se puede complementar con el de otros, de un nivel inferior, que se destinan a monitorear los procesos en las diferentes áreas de la organización, como los departamentos de ventas, marketing o producción.
Aplicados a la gestión de la cadena de suministro, los indicadores de mayor alcance podrían destinarse a la recogida de métricas sobre el desempeño general de extremo a extremo (end-to-end), mientras que los de alcance menor se ocuparían de medir el rendimiento de partes concretas de cada proceso.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que, la simple recogida de los datos que estos indicadores proporcionan carece de utilidad alguna para el negocio.
Para que un KPI aporte valor es necesario que:
- Se establezca en función de unos objetivos o metas claramente definidos.
- Quede respaldado por una estrategia empresarial.
- Se defina en un contexto de cultura organizacional adecuado.
- Las métricas que se recojan sean el impulsor de una acción (o acciones), y no simple parte de un informe, es decir, que sea relegado al olvido.
02.- La Efectividad de los Indicadores de Gestión de Cadena de Suministro
Al igual que en cualquier otra área de negocio, en lo relativo a la gestión de la cadena de suministro, los indicadores han de estar definidos de forma que reflejen la realidad del negocio. Un KPI es tan valioso como la acción que inspira y, con demasiada frecuencia, las organizaciones los adoptan a ciegas, sin realizar una autoevaluación previa que ayude a determinar dónde se encuentra el negocio, hacia dónde se quiere dirigir y cuáles son sus necesidades. Cuando no se sigue este proceso introspectivo previo, los KPI no sirven para instar el cambio positivo, no propician la mejora continua y, se corre el riesgo de que solo representen una simple fuente de gasto de recursos. Además, uno de los aspectos más importantes sobre los indicadores de gestión de cadena de suministro, y que a menudo se pasa por alto, es que son una forma de comunicación idónea por su claridad, objetividad y precisión, para:
- El intercambio de datos entre usuarios del negocio.
- La conectividad interdepartamental.
- Fortalecer la relación con proveedores y clientes.
- Aplicar las mejores prácticas de unas áreas a otras que lo necesiten.
03.- La Formulación de KPIs
En términos de desarrollo de una estrategia para la formulación de indicadores clave de rendimiento, se debe empezar con lo básico.
Los pasos a seguir serían los siguientes:
- Determinar los objetivos organizacionales.
- Definir el modo de alcanzarlos.
- Designar roles y responsabilidades.
- Establecer los recursos necesarios para la implementación de la estrategia de medida del desempeño.
- Fijar la frecuencia y obligaciones de recogida de métricas y reporting.
Esto debería ser un proceso iterativo, en el que la retroalimentación ha de considerarse como un elemento clave para lograr un mejor entendimiento de los procesos de negocio.
04.- Objetivos de los indicadores de gestión de cadena de suministro (KPIs)
La aplicación de los indicadores de cadena de suministro parte de la estrategia, se nutre de la misión y visión empresariales, para integrarse en el corazón de los procesos operativos, de donde extraen todo el valor que ayudara a la organización a aprovechar oportunidades y luchar contra las posibles amenazas que puedan surgir. La toma de decisiones y la correcta organización de la supply chain no pueden basarse en corazonadas o intuiciones. Los datos objetivos obtenidos de mediciones periódicas sirven de guía para obtener una instantánea de la realidad, punto de partida para la toma de acción.
Objetivos:
- Aumentar la competitividad de la empresa.
- Minimizar errores.
- Aumentar los niveles de calidad.
- Disminuir el gasto.
- Incrementar la productividad.
- Mejorar el rendimiento.
05.- No todos los indicadores valen
Una forma de evaluar la pertinencia de un KPI es teniendo en cuenta su utilidad. Para ello, cada indicador que se plantee debe ser:
- Específico: concreto y claro, entendible y posible de determinarse.
- Medible: Que permita cuantificar el progreso hacia la meta fijada.
- Alcanzable: Ser realistas, de nada sirve medir algo si el esfuerzo en recursos no se justifica; o si en caso de detectarse la necesidad de cambios en un área, no sería posible de implementarse debido a restricciones de cualquier tipo.
- Relevante: Debe ser importante para la organización y sus objetivos. También deberá responder al momento por el que atraviesa el negocio en el presente.
- Sujeto a un plazo: Establecerse una fecha límite para la consecución del objetivo sobre el que se toman las métricas.
- Retador: Debe movernos a la acción, es decir, hacernos cuestionar el statu quo, evaluar continuamente cambios en el proceso que permitan mejores desempeños y resultados.
Además, es fundamental someterlos a revisión periódica. Un indicador que es relevante a principios de año puede no serlo al final de ejercicio. Lo mismo sucede cuando la meta que se busca alcanzar gracias a la aportación del KPI se consigue. Cuando se superan objetivos se debe determinar si ello sucede porque se han fijado metas demasiado bajas o si es atribuible a algún otro factor. No sirven indicadores que siempre cumplimos, de ser el caso, se deberá elevar la "valla" o simplemente retirarlo y buscar otro KPI que sea más retador.
