The United Nations Standard Products and Services Code® (en adelante UNSPSC) o Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, en español, es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica.
Este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno.
1 - Jerarquías: es una clasificación de cinco niveles; no obstante, el último nivel, denominado Función de Negocio, no es muy utilizado. Los cuatro niveles jerárquicos a utilizar son:
2 - Estructura lógica: la estructura lógica organiza los segmentos en las etapas de generación de valor para los diferentes productos y servicios.
¿Por qué adoptar el sistema de codificación de UNSPSC?
- Facilita el ahorro: permite realizar análisis de gastos efectivos que mejoran el abastecimiento estratégico, maximizan el retorno sobre la inversión y aceleran el proceso de descubrimiento de oportunidades de ahorro.
- Facilita la labor de los compradores: provee un esquema de directrices y parámetros que agrupa y desagrupa productos similares. Proporciona una manera fácil para las entidades compradoras de identificar necesidades de productos y servicios y oportunidades de negocio a futuros proveedores.
- Promueve la anticorrupción: la selección de un sistema estándar de codificación como el UNSPSC tiene implicaciones significativas para una agenda anticorrupción por medio de la promoción de la sana competencia y la transparencia.
- Es de fácil adaptación: es un sistema estándar de codificación de bienes y servicios, diseñado para fines comerciales de compras y adquisiciones. Es flexible, versátil, fácilmente adaptable a las necesidades y utilizado en catálogos electrónicos, motores de búsqueda y sistemas de aplicación de adquisiciones.
- Es generalizado y reconocido: es un método de codificación de amplia difusión y de generalizada aceptación, que permite a proveedores y compradores “hablar el mismo lenguaje” al integrar en un solo número el flujo total del proceso de adquisición.
- Es coherente y completo: es un sistema consistente y completo que permite la representación de todas las categorías relevantes para clasificar y conocer a los proveedores, así como revelar posibilidades de agregación de demanda.
- Todos lo pueden usar: es para uso de compradores y vendedores. El uso del UNSPSC incrementa la eficiencia y la efectividad en el manejo de los procesos contractuales y reduce los costos de crear y mantener un sistema de codificación individual.
Adicionalmente, es importante tener en cuenta que el UNSPSC permite afinar las descripciones en los Planes de Adquisiciones y evitar confusiones entre actividades y definiciones de uso de bienes y servicios.
Los pasos a seguir en la codificación son los siguientes:
1 - Hacer listado de bienes y servicios.
2 - Verificar necesidad.
3 - Verificar los bienes y servicios para un único proceso contractual.
4 - Preparar la codificación.
5 - Identificar el nivel “Segmento”.
6 - Identificar el nivel “Familia”.
7 - Identificar el nivel “Clase”.
8 - Identificar el nivel “Producto”.
Problemas típicos
En la codificación de bienes y servicios se identifican los siguientes casos comunes que pueden ocurrir y ocasionar problemas:
A. ¿Cómo identificar los códigos de bienes o servicios incluidos en un mismo proceso?
B. ¿Cómo identificar el nivel más apropiado de codificación para algunos bienes o servicios?
C. ¿Cómo identificar el código cuando el nombre del bien o servicio no coincide exactamente con el nombre del bien o servicio en el UNSPSC?
D. ¿Cómo identificar el código del bien o servicio cuando el objeto a contratar es complejo?
E. ¿Cómo identificar el código del bien o servicio cuando los niveles de detalle del bien o servicio son mayores a aquellos suministrados por el UNSPSC?
F. ¿Cómo identificar el código del bien o servicio utilizando palabras clave?
G. ¿Cómo identificar la codificación cuando el objeto incluye un bien y un servicio?
H. ¿Cómo identificar un bien o servicio con ayuda de un buscador de internet?
I. ¿Cómo identificar códigos para medicamentos?
J. ¿Cómo identificar códigos para la prestación de servicios profesionales o de asesoría y la contratación de personal temporal?
K. ¿Qué no se debe codificar?
L. ¿Qué se debe hacer si el bien o servicio no se encuentra en el Clasificador UNSPSC?
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