Herramientas para incrementar la productividad de su equipo

Productividad del equipo

Actualmente es fundamental para los países y empresas elevar sus niveles de productividad.

 
Para una empresa contar con una mejor productividad se traduce en:

  • Mayores utilidades
  • Mayor competitividad
  • Oportunidades de expansión
  • Mayores sueldos para los empleados
  • Prestigio social

 

Adicional a ello medir la productividad nos ayuda a:

  • Evaluar la eficiencia en la conversión de los recursos
  • Simplificar la conversión de recursos
  • Otorgar prioridades a objetivos reales
  • Modificar paulatina y acertadamente las metas de productividad
  • Definir estrategias de mercado, crecimiento y desarrollo
  • Planear niveles de utilidad
  • Evaluar niveles de competitividad de la empresa
  • Negociaciones salariales efectivas y realistas

 
Para aprovechar todas estas ventajas las empresas deben contar con un equipo productivo que le ayude e impulse en el logro de sus objetivos.

Una empresa, que sabe gestionar a su capital humano de manera efectiva es clave para alcanzar altos estándares de productividad. No solo se trata de contratar al personal adecuado para cada área, éstos también deben complementarse y estar alineados con los objetivos de la empresa, apoyándose en un modelo de gestión empresarial transparente, definiendo roles y competencias de cada miembro y habilitando diferentes canales para la colaboración. Los equipos deben tener claro quién es su líder y este a su vez tiene que ser capaz de ver y sacar lo mejor de cada uno de los integrantes de su equipo.

Es importante conocer que podemos incrementar la productividad de nuestro equipo de trabajo apoyándonos en algunas herramientas las cuales se enfocaran en hacer más fácil la comunicación y relación entre cada uno de los miembros del equipo; entre ellas:

 

1. Automatización de Procesos

Para ser productivo es necesario tener un alto rendimiento. El alto rendimiento de un equipo de trabajo lo podemos alcanzar automatizando las actividades que suelen ser repetitivas (operativas/ transaccionales); y así ayudarle a ganar más tiempo libre para ser invertido en otras tareas de mayor valor para la empresa.

La mayoría de las herramientas de automatización implica algún costo, por ello es importante que al decidir automatizar alguna parte del proceso se tome en cuenta un Business Case realista que sustente el retorno de la inversión a realizarse (ROI).

La elección de la herramienta para automatización dependerá de las actividades que deseen automatizarse.

 

2. Mantener una comunicación efectiva

La comunicación juega un papel importante, mantener una comunicación efectiva puede, por ejemplo, ayudar a acortar los plazos de entrega de un proyecto o establecer prioridades de entregas con base en la ruta crítica. Con las nuevas tecnologías cada vez aparecen más herramientas que ayudan a conectarnos e intercambiar información de forma rápida y segura sin importar tiempo o espacio.

Quizás una herramienta esencial para cualquier equipo de trabajo es el cloud computing o trabajo en la nube. El cloud computing nos permite acceder de forma inmediata a cualquier dato o herramienta de trabajo, solo es necesario para ello contar con una buena conexión a internet.

Entre las ventajas del cloud computing o trabajo en la nube podemos encontrar:

  • Una mejor movilidad: Con la nube los miembros del equipo se mantienen en contacto y comparten información en tiempo real, sin importar el lugar donde se encuentren. Además desde cualquier dispositivo con acceso a internet pueden acceder a los documentos, datos o herramientas que necesiten, sin necesidad de traslados ahorrando de esta forma tiempo (costo de oportunidad).
     
  • Permite la gestión de archivos: En la nube podemos subir y organizar los archivos en función a los proyectos o contratos en los que nos encontramos colaborando. Basta solo unos clics para revisar la información que necesitemos en digital o enviar la misma algún miembro del equipo.
     
  • Mejora la comunicación: Compartir información en tiempo real ayuda a que todos los miembros del equipo se mantengan informados; además de clasificar la información en diferentes categorías que ayude a acceder más rápido a la información necesaria. El intercambio de comentarios ayuda a seguir el avance real del proyecto.

Aunque hasta hace poco la nube parecía un lugar inseguro con el paso del tiempo ha ido ganado notoriedad; hoy en día cada vez son más las empresas y equipos de trabajo que la agregan a su lista de herramientas imprescindibles.

 

3. Gestión de Proyectos

Tener una herramienta que nos permita gestionar y planificar proyectos nos ayuda a conocer el estado del mismo, también nos facilita llevar un control de las tareas que corresponde a cada miembro.

El objetivo de estas herramientas es organizar tareas y facilitar el trabajo en equipo a través de sus tableros de control. Estos tableros se manejan en forma de listas o tarjetas, las cuales se van moviendo en función a los avances del proyecto.

 

4. Gestión eficaz del Tiempo

Para que un equipo sea más productivo es importante que cada miembro haga un buen uso de su tiempo, dando prioridad a las actividades más importantes o que requieren mayor atención.

Una de las herramientas de mayor valor para una gestión eficaz del tiempo es la Matriz de la Administración del Tiempo:

 

Administración del tiempo

 

5. Gestionar Reuniones

Para toda organización es necesario llevar un control de los eventos y reuniones importantes. Esto evita olvidar algún evento, existen algunas herramientas que de forma ordenada nos ayudan a llevar el control de nuestra agenda, es clave que sea fácil de usar, además de permitir la sincronización entre varios dispositivos y es compatible con otras aplicaciones.

El objetivo es tener reuniones productivas con poco desperdicio de tiempo.

 

6. Motivación

Por último pero no menos importante, asegurarnos de tener un equipo de trabajo motivado. Muchas empresas se encuentran aplicando planes de motivación empresarial, hoy día es muy común escuchar hablar de salario emocional. Una persona motivada es mucho más productiva y alcanza un alto grado de compromiso con la empresa y los proyectos en los cuales participa.

Técnicas como: un salario competitivo acompañados de incentivos, un mejor entorno laboral, acceso a programas de capacitación y mejora profesional, flexibilidad en los horarios de trabajo, etc., se enfocan en motivar a sus equipos de trabajo.

Algunas grandes empresas aplican programas de coaching motivacional o empresarial para ayudar a sus colaboradores a desarrollar pensamientos positivos y mantenerlos motivados.

Recuerde que un equipo productivo es capaz de encaminar a la empresa al éxito, gracias a las nuevas tecnologías contamos con numerosas herramientas las cuales bien enfocadas tienen la capacidad de ayudarnos a optimizar el esfuerzo del equipo y aumentar el rendimiento de la empresa.

 

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