Toda empresa que apueste por su crecimiento debe pensar en un rediseño de las finanzas en función de la era digital. Esta transformación implica, obligatoriamente, un cambio en el departamento de finanzas, el cual debe basarse en el uso de tecnologías digitales como una forma de integrar y automatizar los procesos comerciales que le corresponden como los relacionados con el ciclo Procure to Pay.
El problema está en que hoy día el proceso de aprovisionamiento de las empresas no es tan eficiente como debería. No se han transformado digitalmente, al menos no al 100%, por lo que muchos de los procesos del ciclo son una combinación de pasos manuales y sistemas electrónicos. Esto es algo que se debe evitar, sobre todo en el departamento de finanzas, ya que el no acortar los ciclos del proceso aumenta el riesgo de hacer gastos innecesarios y perder oportunidades beneficiosas para la compañía.
Es importante tener en cuenta que las metas de los departamentos de finanzas van más allá de optimizar el gasto, reducir el riesgo y garantizar el cumplimiento del pago de deudas. Estos también suelen tener en su agenda un componente estratégico que implica maximizar el flujo de caja, mejorar los márgenes de ganancias y la reasignación de fondos para impulsar el crecimiento empresarial, alinear los objetivos del aprovisionamiento para respaldar los objetivos financieros y operativos, entre otras cosas.
Sin embargo, el equipo de finanzas pocas veces logra concentrarse en sus verdaderas tareas porque están ocupados realizando tareas manuales que debería estar haciendo un software especializado. Según una investigación de la Oficina de Finanzas de Ventana Research, 9 de cada 10 empresas cree que su departamento de finanzas debería desempeñar un papel más estratégico en la empresa.
La tecnología como catalizador para atender las necesidades de la empresa
Para lograr objetivos estratégicos como los descritos anteriormente se requiere de un nivel de sofisticación técnica que los sistemas de información tradicionales no pueden proporcionar. Recuerda que el uso de tecnología actualizada puede ayudar a mejorar la eficacia de la parte del ciclo Procure to Pay que le corresponde al departamento de finanzas, agilizando los procesos y automatizando el trabajo repetitivo. Por ello es fundamental llevar completamente las finanzas al mundo digital.
Los departamentos de finanzas que se transforman digitalmente son capaces de desempeñar un papel más activo y productivo en toda la empresa. Dicha transformación resulta ser la palanca que necesita el equipo para avanzar en el nuevo ecosistema empresarial. Es importante tener en cuenta que las compañías que logran adaptarse antes tienen más oportunidades de tener un crecimiento sostenible.
A medida que las empresas se transforman necesitarán de una función financiera más ágil y sobre todo más interconectada. Esto es lo que proporciona la tecnología.
Es fundamental que los ejecutivos encargados del departamento de finanzas entiendan la importancia que desempeña el software dado que al automatizar los procesos y reducir los procesos manuales, se puede hacer que la parte del ciclo Procure to Pay a cargo sea mucho más sencillo y ágil para todos los involucrados (gerentes y empleados).
Contar con sistemas de soporte a la gestión financiera integrados con el sistema de registro (ERP), con flujos de trabajo automatizados, generan mayor productividad de los empleados y permiten contar con la colaboración de los proveedores (por ejemplo, pre-registro de facturas); lo que garantiza que se reduzca los tiempos muertos del ciclo Procure to Pay y los reprocesos internos, minimizándose los errores en toda la cadena de valor de la empresa; mientras que el el personal de finanzas puede dedicar menos tiempo al trabajo de rutina y ocuparse de sus actividades ‘core’, es decir, de aquellas que realmente van a generar valor y ganancias a la empresa.
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