El ciclo Procure-to-pay y cómo optimizar el proceso de compras

Transformación digital

Vivimos en una era digital, lo que significa que es imposible gestionar una empresa hoy día con las mismas técnicas del pasado. La tecnología le ha dado un vuelco al funcionamiento de muchas cosas y por ello expertos en el sector empresarial aseguran que aquellas empresas que no puedan transformar digitalmente su negocio, corren el riesgo de no sobrevivir.

Esto aplica a todas las áreas de las compañías, pero en especial a una que parece renuente a la digitalización: el proceso de compra. No obstante, como empresa es importante transformar esta área, dado que según un sondeo realizado por la consultora internacional Abedeen Group en 321 empresas de 29 países, el 81 % de los ejecutivos de compras consideran que digitalizar las compras es una gran oportunidad de crecimiento.

La digitalización del ciclo de compra consiste en optimizar las solicitudes tanto de los gastos como de los pedidos de bienes y servicios gracias a la eliminación del procesamiento manual y en papel. Esto es algo que se consigue con la adopción de los sistemas Procure-to-Pay, un proceso que no solo incluye la compra, sino también la facturación del proveedor y la gestión de cuentas por pagar.

 

El ciclo Procure-to-pay

Procure-to-pay es el proceso de aprovisionamiento de las empresas, en el que además se integra el departamento de compras y el de cuentas por pagar. Se trata de un ciclo que tiene como objetivo proporcionar a las organizaciones tanto el control como la visibilidad de una transacción (a lo largo de todo su ciclo de vida) para ofrecer una visión completa del flujo de efectivo y de los compromisos financieros.

De forma más específica, se puede decir que el ciclo procure-to-pay es el proceso a través del cual las empresas consultan, solicitan, reciben y pagan por productos (materia prima) y servicios. Teniendo en cuenta la cantidad de acciones a ejecutar, este ciclo involucra una serie de pasos que se deben seguir para completar un solo pedido.

 

Fases del ciclo procure-to-pay

El ciclo Procure-to-pay

  • Buscar los proveedores más adecuados para el aprovisionamiento
    En el mercado existen muchísimos proveedores para los productos o servicios que se buscan. En esta fase el comprador deberá buscar aquel proveedor capaz de cubrir de mejor forma sus necesidades de materias primas, productos o servicios subcontratados. Para esto existen algunas subfases a considerar. 
  • Aprobación de la solicitud de compra
    Una vez que el departamento correspondiente haya autorizado la solicitud, esta será enviada al jefe de almacén. Esta persona revisará que en las otras órdenes abiertas de compra no haya pedidos similares hechos por otras personas dentro de la compañía. Después de su aprobación, la solicitud de compra finalmente estará disponible para el departamento de compra.
  • Autorización de la solicitud de compra
    Una vez identificados los productos que se necesitan y planificada la compra, debe realizarse la solicitud y enviarse a los responsables de su aprobación en la empresa. Estas personas podrán aceptarla o rechazarla basándose en factores como el tipo de solicitud, el costo, los productos y el presupuesto disponible. Si la solicitud enviada está por encima del límite autorizado para la persona encargada, esta deberá enviarla a un supervisor de mayor jerarquía para su revisión o aprobación.
  • Planificar las compras
    La siguiente fase tiene que ver con la planificación de las compras. Es decir, los responsables del aprovisionamiento deberán determinar cuándo deben llegar los productos al almacén de la empresa o en qué momento se necesitarán los servicios subcontratados.
  • Identificar las necesidades de la empresa
    La primera fase del ciclo procure-to-pay tiene que ver con la previsión y planificación en el tiempo de la adquisición de productos y materias primas, de la contratación servicios, y de la realización de reposiciones. En este paso se debe concretar la cantidad de productos que se requieren, sean en cajas, kilos, etc.
    • Identificación de los proveedores
      En caso de que ya exista un contrato con un proveedor, se emitirá la orden de compra para la solicitud aprobada. Si no es así será necesario iniciar la búsqueda de los proveedores más adecuados. Para encontrar potenciales proveedores para los materiales requeridos, el comprador puede hablar con la persona que solicitó el pedido, buscar en Internet, usar recomendaciones, buscar en bases de datos, valerse de las RRSS, etc. Una vez identificados dichos proveedores, el comprador les enviará una solicitud de cotización.
    • Recepción de la cotización
      Los proveedores devolverán la cotización al comprador. Este, por su parte, la reenviará al sector usuario para una evaluación técnica. Una vez revisada, el comprador enviará las consultas relacionadas a las cotizaciones y las peticiones de ajustes a los proveedores. Finalmente estos enviarán el presupuesto comercial definitivo al comprador.
    • Negociación
      En esta fase se iniciará el proceso de negociación con los proveedores preseleccionados. En este momento ambas partes negociarán varios aspectos relacionados que los ayudará a maximizar su relación comercial. Los temas claves que se suelen debatir en este proceso son: reducción de los precios de los materiales, reducción interanual de los precios, descuentos por cantidad, términos y condiciones de entrega, gastos de envío, términos de pago, bono de compra o “rebate” por su nombre en inglés, etc.
    • Realización y envío de la orden de compra
      Después de la negociación, se seleccionará un proveedor para adjudicarle el contrato. Una vez establecidos los acuerdos, se realizará la orden de compra para posteriormente enviarla a la empresa proveedora. Tras recibirla, el proveedor enviará un acuse de recibo al comprador para sus registros.
    • Recepción de los bienes
      Si el pedido ha sido de productos o materia primas, se debe aceptar el envío físico en el almacén e ingresar el pedido en los sistemas de inventario, seguimiento y contabilidad de la empresa. En este caso se debe comprobar con la nota de entrega que lo recibido coincide exactamente con lo solicitado. Si la empresa no está conforme con el pedido o con algunos artículos de este, ya sea por cuestiones de calidad o de cantidad, estos se devolverán al proveedor.
    • Registro y conciliación de facturas
      La factura entregada se registra en las cuentas por pagar del sistema del departamento de compra. También se compara la factura entregada por el proveedor con la orden de compra. De esta manera se verifica que todos los costos y cargos sean los esperados.
    • Cuentas por pagar
      Una vez acreditada la cuenta del proveedor, el paso final en el ciclo procure-to-pay será manejar la orden de compra para el pago y enviarlo. Finalmente solo quedará ingresar el monto en los sistemas contables.

 

Cómo funciona el ciclo procure-to-pay en las empresas

El proceso de aprovisionamiento de las empresas hoy día no es el más eficiente posible. Si bien en cierto que el 56% de las empresas cuenta con un departamento de compras centralizado con procesos estandarizados para la organización, lo cierto es que la mayoría de los procesos centralizados son más bien una combinación de pasos manuales y sistemas electrónicos.

La optimización del ciclo procure-to-pay es clave para conseguir ahorros adicionales, incrementar la capacidad de análisis de información y ser más competitivos. Las empresas deben tener en cuenta que los elementos como la nube, los dispositivos móviles y el uso de la información para la toma de decisiones están cambiando la dinámica competitiva de la economía global y creando un valor significativo para los negocios. Por tanto, quien no aproveche estas tecnologías quedará relegado en su sector.

Si se consigue reducir el tiempo de algunos procesos y una mayor comunicación y colaboración interdepartamental, las compañías serán capaces de invertir tiempo y dinero en otras áreas que puedan generarle ingresos y no gastos (costo de oportunidad).

Es por ello que, para mantenerse al día con las demandas del sector, se hace necesario recurrir a la tecnología para mejorar tanto la colaboración entre departamentos de la empresa como por parte de los proveedores; así mismo la automatización de los procesos procure-to-pay manuales.

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