Mientras que la función de compras ha sido tradicionalmente reconocida y recompensada únicamente sobre la base de su capacidad de reducción de costos, la función se extiende ahora a hacer una contribución de alto valor estratégico colaborando con otras áreas.
Mediante la coordinación y la integración con otras funciones, en particular las finanzas, la función está trascendiendo su silo, haciendo hincapié en las actividades estratégicas en lugar de la ejecución transaccional. La evolución en la contribución empresarial de la función de compras es evidente para los altos ejecutivos financieros, que consideran la función de compras en este nuevo estadio de madurez se convertirá en una fuente de valor para toda la compañía.
En el pasado, el diálogo entre la función financiera y la función de compras reflejaba una manera de pensar centrada en la operativa transaccional. El objetivo de Compras, como finanzas por lo general lo veía, era la adquisición de bienes y servicios al precio más barato posible y en las mejores condiciones.
Pero ese escenario ha sido reformado por grandes eventos externos y globales. La contracción del crédito en todo el mundo puso de relieve la fragilidad financiera de algunos proveedores, cuya condición puso a sus clientes corporativos en riesgo. Los desastres naturales, las inundaciones en Tailandia o el terremoto y el tsunami que devastaron Japón, para elegir ejemplos familiares, expusieron algunos de los aspectos más delicados de los ecosistemas productivos, creando interrupciones de suministro que demoraron la producción de multitud de bienes como automóviles y computadoras. Acontecimientos menos dramáticos, como los picos de precios en los productos básicos, como alimentos y combustible, hicieron que los gerentes de compras pasaran a sopesar factores distintos del precio y a invertir en relaciones con los proveedores para asegurar la continuidad del suministro y reducir los riesgos.
La recesión mundial también ha puesto la presión sobre los márgenes, atrayendo la atención de finanzas sobre el impacto que la función de compras puede tener, más allá de las metas de ahorro. Operando en una era de crecimiento limitado, un función de compras con visión puede ayudar a optimizar la tesorería y el capital, utilizando su comprensión del balance para adaptar descuentos a clientes específicos u ofrecer términos extendidos a los proveedores. Trabajando en colaboración, y equipadas con la tecnología adecuada, finanzas y la función de compras pueden convertirse en eficaces gestores del capital de circulante.
Los directores financieros de las compañías Líderes tienden a mirar hacia el futuro, y vislumbran un futuro no muy lejano, donde las funciones básicas del departamento de compras están mucho más automatizadas. Con las herramientas y métricas adecuadas y establecidas, el departamento de compras puede reinventarse, moviéndose más allá de las tareas conocidas como compras, pedidos, negociación, y la facturación. Armados con la información que necesitan, los ejecutivos de Compras pueden dedicarse a estrategias de reestructuración que promuevan mayores prioridades, posicionándose para hacer una mayor contribución económica para la empresa.
A medida que la función se vuelve más eficiente, puede comenzar a centrarse un poco menos en el trabajo táctico y la visión a corto plazo y un poco más en las actividades estratégicas y un horizonte a largo plazo. Eso significa no sólo compartir la responsabilidad por el costo y la calidad del producto final, sino también la comprensión de cómo sus decisiones, sobre plazos de entrega aceptables, por ejemplo, o la rotación del inventario, afectan los costos en toda la cadena de suministro. Con una mayor colaboración, la función de compras con confianza puede diseñar, crear estrategias, y finalmente ejecutar los acuerdos que apoyan objetivos más amplios, como el fortalecimiento de la salud financiera de la empresa mediante la mejora de su capital circulante.
Un factor clave para este incremento de la eficiencia y la mejora de la colaboración con otras áreas es el uso de tecnologías adecuadas. La tecnología confiere dos ventajas a la función de compras. Una es que los miembros del departamento de compras pueden hacer un mejor trabajo en lo que ya hacen bien: la identificación de oportunidades de reducción de costos y el seguimiento de ahorros anticipados, la supervisión y la gestión de desempeño de proveedores, la agregación y la normalización de los datos de gastos para tomar decisiones óptimas de negocio. La otra ventaja es que libera la función de compras para ampliar su ámbito de competencia, con sus funciones no estratégicas cada vez más automatizadas, puede dirigir su atención a forjar una colaboración más productiva y de amplio alcance con sus funciones vecinas, incluida finanzas.
Junto con la automatización, la función financiera desempeña un papel importante para ayudar a la función de compras a moverse más allá de sus funciones tradicionales. Finanzas, debe compartir con compras las tendencias en el mercado de financiamiento para determinar si se debe comprar a crédito o en efectivo, en función del costo de los préstamos. Más allá de eso, las dos funciones tienen que intercambiar información sobre las adquisiciones con mayor libertad para lograr los objetivos comunes de una mejor gestión de los niveles de inventario, capital circulante y flujo de caja.
Sin duda, la crisis económica ya ha jugado un papel importante en la unión de las dos funciones, empujándolas más allá de la reducción de costes y la promoción de la polinización cruzada de ideas, para explorar formas innovadoras de mantener a flote los resultados de la empresa.
Mientras la función de compras se vuelve altamente integrada con finanzas y operaciones, las funciones recién alineadas puede constituir un modelo operativo que no sólo es de movimiento rápido y flexible, pero también una fuente de desarrollo sostenible de ventaja competitiva. Por lo general, la participación de compras se inicia después de que muchas decisiones importantes ya se han tomado, dejando solamente los contratos a ser negociados y escritos. Sin embargo, una función de compras alineada podría servir como un canal a través del cual los proveedores pueden canalizar sus ideas innovadoras, trabajando con ellos para identificar oportunidades conjuntas o analizar las situaciones existentes para mejorar la rentabilidad y aumentar los ingresos.
La función de compras podría tener un impacto significativo en las decisiones en torno al diseño de un producto en términos de la evolución del precio de la materia prima subyacente. Gracias a la entrada temprana de una función de compras estratégicamente alineada, la empresa no se encontraría con un producto que se vende bien hoy, pero que no se puede vender dentro de dos años, porque no podemos aumentar o mantener su margen lo suficiente. Hoy, más y más, la innovación de productos tiene que ser un esfuerzo multifuncional que implica a ingeniería, fabricación, compras junto a la base de proveedores, finanzas y el departamento de comercialización del producto.
Por ahora, sin embargo, muchos ejecutivos financieros todavía no ven a compras como una fuente frecuente de buenas ideas para mejorar el rendimiento empresarial. Este es quizás un indicio de que en algunas empresas, la función aún tiene que ganar peso en su nuevo dominio.
