Los factores principales que generan costos en una organización de compras son las personas, las herramientas y los procesos; los tres factores están vinculados y ejercen influencia uno sobre otro.
Cuando una organización afronta serios problemas, las empresas de consultoría generalmente recomiendan realizar una reingeniería completa en la empresa desde cero, en cuanto a: personas, herramientas y procesos. Esta acción resulta efectiva para la mayoría de las organizaciones; sin embargo, en ocasiones resulta difícil medir las mejoras y sobre todo cuantificar los beneficios. Esto se debe principalmente a la falta de una clara línea base (punto de inicio). Por lo anterior, antes de determinar el tipo de cambio necesario, se recomienda siempre realizar un diagnóstico para determinar la madurez y efectividad del proceso actual y, por ende, una línea base.
Reemplazar a una persona no siempre ahorra dinero
Los cambios de personal pueden generar ahorros de costos. Sin embargo, antes de reducir el número de empleados, se debe comprender qué herramientas y procesos se usarán en el futuro para evaluar las competencias del personal actual y determinar qué cambios son realmente necesarios.
La mayor tendencia de transformación dentro de las organizaciones en los últimos quince años ha sido centralizar la adquisición y pasar de la compra transaccional (gestión reactiva) a una función de abastecimiento estratégico (gestión proactiva). Existe un vínculo directo entre el ahorro de costos y la madurez en la gestión de categorías, abastecimiento estratégico y SRM (Supplier Relationship Management).
Los agentes reactivos de compras están siendo reemplazados por profesionales en gestión de categorías que no solo tienen una comprensión profunda de su área, sino que también involucran a “socios” internos para comprender las múltiples facetas de los requisitos comerciales, los parámetros legales y financieros de una adquisición.
Las grandes organizaciones pueden tener los medios financieros para absorber el impacto del cambio de personal, pero muchas empresas que han seguido este camino no pudieron superar la brecha de conocimiento que inevitablemente se generó.
Como resultado, cualquier ahorro inicial logrado a través del reemplazo de personal es difícil de mantener y resulta solapado por el costo de ingresar y retener a nuevos empleados con salarios más altos (con las nuevas competencias requeridas).
La tecnología no hará que sus problemas desaparezcan
Las herramientas de compras se integran muy de cerca con los procesos de adquisición. Antes de invertir en nueva tecnología, debe evaluar los procesos que están en marcha y luego determinar qué innovaciones se pueden integrar fácilmente sin crear redundancias o complejidades que aumenten los costos.
La tecnología es la columna vertebral de cualquier organización exitosa. A medida que una empresa crece, necesita agregar y cambiar constantemente las herramientas internas que permitan mantenerse competitivo y profesional. Esto se aplica tanto a compras como a cualquier otro departamento dentro de una organización. El desafío radica en encontrar la tecnología adecuada para la organización.
Los proveedores de tecnología e información se han centrado tradicionalmente en la creación de herramientas que abordan áreas, tales como: Ventas, Finanzas, Recursos Humanos e Infraestructura. Las herramientas de adquisición se han incluido durante mucho tiempo como una funcionalidad complementaria dentro de los sistemas ERP, CRM y Finanzas. Muchos de los proveedores de soluciones de ERP más importantes, como SAP y Oracle, tienen módulos de Adquisición y de Gestión de contratos (Contract Management) que pueden agregarse. Estos proveedores a menudo defienden una solución integrada de extremo a extremo, lo que “obliga” a los equipos de Adquisición a adoptar los módulos complementarios que el proveedor pone a su disposición.
Desafortunadamente, la dependencia del departamento de compras con la tecnología limita la capacidad de la organización para transformar su práctica de Adquisiciones a través de una innovación, debido al impacto que puede tener en el resto de la organización. En algunos casos, compras desarrollará sus procesos y procedimientos en torno a la utilización de la tecnología corporativa actual, limitando la incorporación de mejores prácticas y a la vez, conduciendo a la pérdida de oportunidades de ahorro.
Más comúnmente, Aprovisionamiento reconocerá las limitaciones de los módulos complementarios e implementará soluciones de terceros que podrían no ser integradas con el sistema de registro ERP. Para superar esta brecha, Adquisiciones creará procesos redundantes para permitir que los equipos utilicen soluciones de terceros e ingresará manualmente la misma información en el sistema corporativo; creándose re-trabajos y duplicidad de acciones y controles.
La clave para mejorar la eficiencia de adquisiciones
La transformación exitosa dentro de una organización de compras es aquella que genera ahorros de costos y más eficiencia para toda la organización, y se basa en un trabajo de reingeniería que involucra primero al proceso y luego a las herramientas y las personas. De las tres áreas en las que es más probable que ocurra el cambio, el proceso es la más impactante pero menos considerada cuando una organización está llevando a cabo una transformación. El cambio de proceso debe ser el componente fundamental para cualquier reingeniería dentro de una organización.
El cambio de personal puede resultar en ganancias a corto plazo por medio de la reducción de personal, pero esas ganancias se erosionarán rápidamente una vez que las personas nuevas se vean obligadas a utilizar las mismas herramientas inadecuadas y procesos ineficientes.
De manera similar, invertir en costosas nuevas tecnologías que requerirán aún más inversiones mediante capacitación e implementación, sin establecer primero optimizar el proceso dentro del cual va a funcionar, creará re-trabajos y gastos, a medida de que la organización se esfuerza por usar la nueva tecnología para la cual no está lista.
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