La vigilancia contra el fraude en compras es fundamental para garantizar que su organización obtenga los resultados deseados. También es esencial para preservar la confianza de las partes interesadas, la reputación de la empresa y evitar gastos excesivos innecesarios.
El fraude en el departamento de compras puede ser difícil de detectar y complejo de investigar. Hemos compilado una lista de seis tipos comunes de fraude dentro de compras y sus señales de advertencia.
1. Sobornos y pagos corruptos
Un tipo de soborno, el contratista paga una comisión después de haber recibido el pago del proyecto ganador. A menudo varían entre el 5% y el 20% del valor total del contrato.
El pago corrupto se promete con el objetivo de influir en la decisión de un funcionario, es decir, para lograr una oferta exitosa. Puede ser monetario, pero también puede tomar la forma de bienes o servicios como: obsequios costosos, tarjetas de crédito, vacaciones pagadas, capacitación, pasajes aéreos y pagos excesivos por compras/contrataciones recíprocas, etc.
Señales de advertencia:
- Puede haber un intermediario involucrado en transacciones, donde no es necesario
- La selección del contratista parece injustificada o hay aprobación de precios altos y/o bienes/servicios de baja calidad
- Un miembro del equipo de compras recibe obsequios o parece disfrutar de un aumento repentino e inexplicable de riqueza
2. Influencia corrupta
La influencia corrupta incluye pagar las tarifas del mercado, comprar más artículos de los necesarios, calificar a un proveedor no probado o no calificado y excluir a otros postores calificados. El perpetrador también podría adaptar o restringir las especificaciones hasta tal punto que solo el postor elegido pueda ganar (proveedor único).
Señales de advertencia: Esto es más difícil de probar, pero algunas señales que complementan las anteriormente descritas:
- Aceptar conscientemente bienes / servicios de baja calidad
- Adjudicación de contratos sin una justificación sólida y transparente
3. Colusión y manipulación
La colusión (manipulación de licitaciones) suele acompañar a las comisiones ilícitas e implica que los grupos acuerden presentar ofertas complementarias para ganar contratos, a veces de forma rotatoria. Este sistema se puede utilizar para dividir regiones entre empresas definidas y con el objetivo de monopolizarlos.
La manipulación ocurre cuando una oferta, o las circunstancias que la rodean, se gestionan para beneficiar a un postor preferido.
Señales de advertencia:
- Sin apertura pública de licitaciones
- Los plazos no se hacen cumplir, se amplían innecesariamente o las ofertas se aceptan tarde, fuera de plazo
- El postor tardío es también el postor más bajo
- Los postores calificados o ganadores son descalificados por razones poco claras o cuestionables
4. Fraude en la facturación
Se trata de la presentación intencional de facturas falsas, duplicadas o infladas por parte de un proveedor o contratista. Esto también puede suceder en coordinación con los representantes del comprador que se beneficiarán de alguna manera del fraude.
Señales de advertencia: Hay muchas en esta categoría, pero en esencia:
- Los bienes / servicios facturados no se pueden contabilizar
- Los registros no existen o no coinciden
- Las facturas comparten números de órdenes de compra o son idénticas en términos de valor o servicio
- Los pagos totales superan la orden de compra total o los montos acordados
5. Conflictos de intereses
La no divulgación se incluye en esta categoría, en la que un miembro del equipo de adquisiciones no revela sus intereses con un contratista o proveedor, se comunica con ellos de manera no oficial o acepta obsequios o pagos.
Cuando un empleado compra artículos a través de su empresa y lo factura a un proyecto para uso privado, se considera que es un interés personal y es claramente fraudulento.
Señales de advertencia:
- Aceptar obsequios y estrecha fraternización entre postor y comprador
- Favoritismo
- Las personas parecen disfrutar de aumentos repentinos e inexplicables de riqueza o participar en un negocio secundario
6. Fraude de entrega
Hay tres tipos principales de fraude de entrega: abuso de variación, abuso de especificación de contrato y reclamos / anticipos indebidos.
En caso de abuso de variación, un contratista presenta una oferta baja exitosa (en coordinación con un ejecutivo de compras) y posteriormente presenta incumplimientos múltiples para aumentar la ganancia financiera.
Los contratistas fraudulentos pueden hacer alarde de las especificaciones del contrato al entregar bienes o servicios de mala calidad, conscientes de que no cumplen con la calidad esperada. Para tener éxito, la calidad de los artículos u obras se oculta o se representa falsamente.
A veces, los proveedores explotan los costos operativos o los fondos de caja chica con solicitudes falsas o exageradas de reembolso de gastos, gastos personales o no autorizados, o duplicación de los mismos.
Señales de advertencia:
Al igual que con el fraude de facturación, faltan registros o están duplicados.
- Falta de supervisión
- Duplicación: reembolsado tanto de la caja chica como de las cuentas por pagar
- Uso no autorizado o excesivo
- Si en su departamento de compras está notando algunas o varias de estas señales es posible que necesiten tomar medidas para detectar posibles fraudes dentro de su organización
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