El Strategic Sourcing es un proceso continuo, bien planeado y de acciones proactivas, donde la adquisición asume un papel principal: satisfacer las necesidades del negocio. Con él, el área de compras puede encontrar formas de ahorrar dinero y al mismo tiempo agregar valor al negocio y a los clientes finales.
Gestionar proactivamente la cadena de suministro significa colaborar con los clientes y proveedores, analizando críticamente el gasto de la empresa y gestionando los riesgos asociados a la contratación.
Los beneficios del abastecimiento estratégico incluyen mayores ganancias dado que cada dólar ahorrado afecta directamente el resultado final. El abastecimiento estratégico, busca sistemáticamente formas de ahorrar en toda la cadena de suministro, lo que se puede convertir en una ventaja competitiva.
A continuación le presentamos los 06 pasos para aplicar el abastecimiento estratégico (o Strategic Sourcing) en una categoría del gasto:
Paso 1: Levantamiento de información
Es el paso más importante y tiene como pre-requisito el haber realizado un buen análisis de gastos previo, su enfoque principal es recopilar datos sobre la categoría, desde las especificaciones de envío, los patrones de consumo de la categoría, precios actuales, inventario, nivel de cumplimiento de los proveedores, proyecciones de demanda futura, etc.
Una vez que se compilan los datos deben transformarse en información para que posteriormente pueda profundizarse el análisis en diferentes niveles. Después de analizar todo ello, estará en una mejor posición para formular una estrategia de abastecimiento precisa y confiable para la categoría.
Adicionalmente, será necesario analizar la estructura de costos de los artículos a negociarse y entender el costo total de propiedad a fin de tener una visión clara de la composición del gasto relativo a la categoría, determinar el ahorro potencial y la posibilidad de rediseñar o implementar nuevas estrategias.
Paso 2: Levantamiento de Proveedores
En este paso, comenzará su investigación del mercado de suministro para identificar a aquellos proveedores congruentes, acordes con las políticas internas y con las necesidades de la empresa.
Determine el alcance de su mercado y recopile datos sobre la base de proveedores que potencialmente podrían suministrar la categoría. Mire más allá de los proveedores con quienes ya se encuentra trabajando a la fecha.
Luego, compare su gasto anual en la categoría con las ventas anuales de cada proveedor identificado. Esto es imprescindible para saber lo valioso que podemos ser (o somos) para cada uno de los proveedores; está demostrado que a mayor grado de motivación se obtendrá un mayor grado de compromiso y nivel de cumplimiento.
Puede realizar entrevistas o enviar solicitudes de información a los proveedores potenciales (RFI: Request for Information), esto como “filtro” para no invitar a la licitación (o cotización) a proveedores que no cumplen con los Requisitos Mínimos aceptables.
Evalúe a cada proveedor en función de la disponibilidad, calidad, finanzas y nivel de cooperación.
Comparé la información recibida con los datos de los proveedores actuales, esto le ayudará a determinar si desea quedarse con los proveedores actuales o si prefiere considerar en la evaluación nuevas ofertas.
Finalice este paso realizando una evaluación de riesgo de la categoría. Para ello, realice un análisis de su cadena de suministro, observando el alcance geográfico que tiene cada alternativa. Compare proveedores locales con proveedores extranjeros observando factores más allá del potencial precio de adquisición (riesgos / planes de contingencia).
Este paso permitirá a la empresa alcanzar un entendimiento absoluto del mercado de suministro local y global (de ser el caso); y se tendrá una idea más clara del mercado donde se mueve la organización permitiendo evaluarse estrategias de negociación / aprovisionamiento preliminares; incluyendo los criterios de evaluación técnica más convenientes de acuerdo a cada caso, de ser aplicable.
Paso 3: Estrategia de Cotización
En este paso, determinará cómo encontrar puntos de referencia para proveedores y productos, y cómo identificar brechas de conocimiento para crear una lista de oportunidades.
“Al observar su proceso actual, podrá identificar áreas de mejora”
Hable con sus proveedores y haga preguntas abiertas para obtener la mayor información posible.
Encuentre componentes similares o alternativos para compararlos con los actuales. Piense más allá del precio y considere qué tan fácil es trabajar con cada proveedor potencial y qué tan eficiente es. Considere los costos ocultos asociados con el cambio de proveedores.
Aplique una RFP (Request for Proposal), en caso desee conocer las soluciones que ofrecen los proveedores (o valores añadidos); o una RFQ (Request for Quotation) si solo se requiere definir los mejores precios.
En caso que se considere una evaluación técnica, defina claramente sus requisitos y haga preguntas detalladas para abordar la gestión, la sostenibilidad, el producto (o servicio), los procesos, la mejora continua políticas, aspectos comerciales, etc. Una vez que reciba el cuestionario de cada proveedor potencial, elabore un cuadro comparativo de los puntajes alcanzados, considerando los criterios de evaluación técnica definidos antes de la invitación y comunicada a los proveedores. Defina qué proveedores superan el puntaje mínimo aceptable, requerido para pasar a la fase de evaluación económico-financiera.
Eleve la percepción de transparencia de los proveedores compartiendo con ellos el resultado de su evaluación técnica a fin de que puedan prepararse para un futuro proceso de selección.
Compare los costos totales de la cadena de suministro para asegurarse de que está obteniendo el mejor trato. Evalúe su cadena existente con alternativas locales y globales, incluyendo tiempos de entrega y tránsito, pedido de lotes y niveles de existencias.
En esta etapa el Análisis del TCO (Total Cost of Ownership) nos puede ayudar a identificar oportunidades y riesgos. El análisis TCO debe incluir costos ocultos y una estructura de costos de los principales proveedores.
El resultado final de este paso es una lista corta de compañías que cumple nuestros requerimientos técnico-económicos.
Paso 4: Estrategia de Adjudicación
Una vez que tenga una idea clara de lo que necesita y a quiénes pueden cumplen el requerimiento técnico-económico, es necesario definir la estrategia de adjudicación.
A continuación se detallan a algunas de las estrategias más utilizadas:
Paso 5: Negociación Final
Este paso del abastecimiento estratégico cuenta con cuatro fases: preparación, licitación, adjudicación y cierre. Pase la mitad de su tiempo en la preparación, y la otra mitad del tiempo en las otras tres fases combinadas.
Luego de contar con un orden de prelación, establezca una reunión con el proveedor que es la primera opción para cerrar el acuerdo (negociando temas complementarios) y firmar el contrato.
Las negociaciones llevadas a cabo bajo este enfoque buscan alcanzar un acuerdo que beneficie a ambas partes.
Paso 6: Cuantificación de Ahorros y Cierre
En el Strategic Sourcing o Abastecimiento Estratégico uno de los objetivos principales es alcanzar ahorros para la empresa por tal motivo es importante que contemos con una estrategia que nos permita monitorear los contratos negociados, con el objetivo de hacer reales los ahorro conseguidos en negociaciones. Para esta etapa se recomienda el manejo de indicadores de medición de ahorros como, por ejemplo, variación del costo estándar.
En este paso, se tiene que establecer la forma en la que mantendremos el ciclo de sourcing en movimiento a fin de encontrar mejoras adicionales a futuro; así mismo la forma de monitorear el nivel de desempeño del proveedor en la agregación de valor a nuestra empresa.
Finalmente, analice y reflexione sobre todo lo que realizado (lecciones aprendidas), cómo ha ayudado a la empresa y analice como buscar formas de mantener ese impulso.
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